2.4.1. Состав документов Министерства

Управленческая деятельность Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов Министерства, издаваемых в пределах его компетенции, в том числе совместно с другими федеральными органами исполнительной власти (приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы, акты, служебные (деловые) письма, телеграммы и другие служебные документы), и составляющих документационную базу Министерства.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в постановлениях коллегии Министерства, протоколах координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Документы организационного и информационно-аналитического характера (протоколы, доклады, справки, служебные (деловые) письма и т.п.) издаются Министерством и департаментами в пределах их компетенции (полномочий) и сферы ведения вопросов, предусмотренных в соответствии с положениями о них.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать основные правила, обеспечивающие:

придание документу юридической силы (свойство официального документа, который соответствует законодательству Российской Федерации, компетенции издавшего его органа и установленному порядку оформления);

использование документа в качестве источника информации;

реальность исполнения документа;

обеспечение возможности оперативного поиска документа и контроля за его исполнением.

Документ должен быть ясным, кратким и тщательно отредактированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Издаваемые документы должны быть всесторонне обоснованы, согласованы с соответствующими департаментами и должностными лицами, а также оформлены согласно настоящей Инструкции.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1 - 2 межстрочных интервала (12 - 24 пт. <3>).

--------------------------------

<3> Пункт (сокращенно - пт.) - принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (0,376 мм). Эта единица измерения используется в текстовом редакторе Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов.