3.7. Регистрация отправляемых документов

3.7.1. Документы, подписанные Министром и заместителями Министра, передаются на регистрацию в Канцелярию (документы, подписанные руководством департаментов, регистрируются в департаментах и передаются на отправку в Экспедицию).

3.7.2. Канцелярия осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю документа на доработку.

3.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в ЕСАДД.

3.7.4. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Министерства.

Регистрационный номер исходящего документа, подписанного Министром или заместителем Министра, состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - номера по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: ИЛ - 15/836.

3.7.5. Исходящие служебные (деловые) письма в адрес иностранных корреспондентов регистрируются в Департаменте международного сотрудничества.

Экземпляры документов с визами остаются в Канцелярии для формирования в соответствующие дела текущего архива. Одна заверенная копия документа выдается департаменту - исполнителю документа, вторая заверенная копия документа передается в Инспекцию (если исполненный документ находился на контроле), третья - в секретариат заместителя Министра (если документ подписан заместителем Министра).