3.4. Регистрация поступающих документов

3.4.1. Основой построения системы электронного документооборота в Министерстве является регистрация документов - запись необходимых сведений (данных) о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Соответствующие сведения о поступающем документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то для доклада руководству подбираются и прикладываются к поступившему документу справочные данные из системы электронного документооборота.

3.4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые документы - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3.4.3. В Канцелярии регистрируются следующие документы:

документы, поступающие из органов государственной власти, а также документы, адресованные Министерству (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра, и исходящие документы за подписью Министра и заместителей Министра;

внутренние документы, подготовленные для доклада руководству Министерства, - как входящие документы (в департаментах эти документы учитываются как исходящие);

внутренние документы за подписью заместителей Министра, подготовленные для доклада Министру, - в Канцелярии как входящие документы (исходящий номер не проставляется);

приказы и распоряжения Министерства по основной деятельности Министерства, поручения.

3.4.4. Документы, не подлежащие регистрации в Канцелярии:

бухгалтерские документы (расчетно-платежные);

документы без подписи;

кадровые приказы Министерства;

командировочные удостоверения;

копии документов, направляемые для сведения;

научные отчеты;

периодические издания, статьи из них;

письма информационно-справочного характера;

письма граждан (за исключением поступающих в адреса заместителей Министра);

письма, факсы, телеграммы от руководителей предприятий транспортно-дорожного комплекса о разрешении отпусков;

приглашения на встречи, приемы и выставки;

поздравления, соболезнования;

рекламные проспекты;

технические задания на зарубежные командировки;

формы отчетности (годовые, квартальные), представляемые на основании запросов.

Письма граждан регистрируются в Инспекции и формируются в дела отдельно от других документов Министерства в соответствии с Регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным Министром.

3.4.5. Входящие документы, адресованные департаментам, и исходящие документы за подписью руководства департаментов регистрируются в департаментах работниками, ответственными за делопроизводство в департаментах.

3.4.6. Входящие документы регистрируются в день их поступления до рассмотрения соответствующими должностными лицами.

Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их подписания (утверждения).

Внутренние документы, подготовленные для доклада Министру, регистрируются после визирования руководством Административного департамента.

3.4.7. На входящих документах, подлежащих регистрации в Канцелярии, на поле в правой нижней части первого листа документа ставится соответствующий регистрационный штамп установленного образца и вписывается входящий номер и дата.

На каждом документе должен быть только штамп первоначальной регистрации. При передаче зарегистрированного документа из одного департамента в другой он повторно не регистрируется. Все последующие отметки делаются в системе электронного документооборота.

3.4.8. Возможность доступа к базе данных Канцелярии в ЕСАДД определяется Административным департаментом.

3.4.9. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализовано в местах регистрации документов ЕСАДД.

Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов.

При автоматизированной регистрации документов формируется банк регистрационных данных, которые используются при учете и поиске документов, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, подготовке и анализе информации и т.п.

3.4.10. В Канцелярии Министерства регистрационный номер входящего документа состоит из буквенного индекса, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: К - 10/1476, где К - буквенный индекс, 10 - номер по номенклатуре, 1476 - порядковый номер.

Порядок проставления регистрационного номера на приказах и распоряжениях Министерства и протоколах указан соответственно в Приложениях 15 и 16 к настоящей Инструкции.

3.4.11. В департаментах регистрационный номер входящего документа состоит из номера департамента и порядкового номера, например: 09-1245.

Регистрационными номерами документов, выпускаемых совместно двумя или более органами государственной власти или организациями, являются регистрационные номера этих органов или организаций, разделенные косой чертой.

Порядок расположения регистрационных номеров документа должен соответствовать порядку расположения наименований должностей руководителей органов государственной власти или организаций, подписавших документ.