3.8. Отправка документов

3.8.1. Отправку исходящих документов производит Экспедиция.

Экспедиция проверяет комплектность исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается работнику, сдающему документ на отправку.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

3.8.2. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в специальный отдел Департамента транспортной безопасности и специальных программ.

3.8.3. Документы, подписанные Министром или заместителями Министра, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее - высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью.

3.8.4. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает департамент - исполнитель документа.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Экспедицией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556), документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

3.8.5. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

3.8.6. Организация передачи документов с использованием средств факсимильной связи.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенных вне здания Министерства.

Факсимильные аппараты, имеющие официальные номера Министерства, установлены в радиобюро.

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в радиобюро с указанием номера телефона-факса адресата.

Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 0,2 см.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти листов.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии заверенного перевода.

Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы и после передачи возвращается исполнителю документа с отметкой о времени отправки.

Поступившие в радиобюро факсограммы передаются в Экспедицию и учитываются в журнале установленной формы и передаются адресатам под расписку в день приема, срочные - немедленно.

Поступившие факсограммы передаются:

адресованные Министерству (без указания должностного лица), Министру и заместителям Министра - в Канцелярию;

адресованные департаментам - в соответствующий департамент.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется исполнителю документа в соответствующий департамент.

Поступающие через факсимильную связь служебные (деловые) письма рассматриваются как официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата, исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.

3.8.7. Организация передачи документов с использованием системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) изложена в главе 5 "Особенности работы с электронными документами" настоящей Инструкции.