3.5. Порядок рассмотрения документов руководством Министерства и доведения документов до исполнителей

3.5.1. Документы после рассмотрения директором Административного департамента и далее Министром возвращаются в Канцелярию для отметки в ЕСАДД и направления документов на исполнение.

3.5.2. На документах, подлежащих контролю за исполнением, проставляется отметка о контроле.

3.5.3. Документы с указаниями по исполнению Министра, заместителей Министра и директора Административного департамента (заместителя директора) направляются головному исполнителю документа и в копии соисполнителям документа для подготовки соответствующих материалов.

3.5.4. Документы в процессе их исполнения (ознакомления) могут передаваться из одного департамента (или из секретариата заместителя Министра) в другой департамент только через Канцелярию с соответствующими отметками в ЕСАДД.

Документы со штампом "Подлежит возврату в Канцелярию" после исполнения (ознакомления) возвращаются в Канцелярию.

3.5.5. Прохождение документов в секретариатах заместителей Министра

Входящая корреспонденция, адресованная заместителю Министра, поступает в его секретариат после регистрации в Канцелярии.

Корреспонденция по мере поступления просматривается помощником заместителя Министра, который готовит проект указаний по исполнению документа, вносимого в ЕСАДД секретариатом заместителя Министра. Контроль за исполнением поручения заместителя Министра осуществляет соответствующий секретариат заместителя Министра (помощник заместителя Министра).

После рассмотрения документы с указаниями по исполнению документа заместителя Министра передаются в Канцелярию для направления в соответствующие департаменты.

Проекты исходящих служебных (деловых) писем передаются на подпись заместителю Министра через его помощника.

Перед подписанием исходящего документа заместителем Министра помощник заместителя Министра обязан проверять четкость и грамотность редакции письма, наличие виз согласования документа и писем - согласований документа всех заинтересованных в исполнении документа и заверять своей подписью визовый экземпляр документа.

Подписанный документ передается исполнителю документа для передачи на регистрацию и отправку в Канцелярию. Вместе с подлинником документа представляется необходимое количество копий документа (одна копия с визами - для Канцелярии, по одной копии - для секретариата заместителя Министра и департамента - исполнителя документа).

3.5.6. Прохождение документов в департаментах

Вся корреспонденция, поступившая на исполнение в департамент, получается в Экспедиции работником, ответственным за делопроизводство в департаменте.

Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, просматривает поступившую корреспонденцию, сортирует ее по степени срочности, регистрирует и докладывает директору департамента.

На всех документах, адресованных департаменту и подлежащих регистрации, ставится регистрационный номер этого департамента.

При регистрации каждого документа необходимые данные вводятся в ЕСАДД.

Документы, прошедшие регистрацию в Канцелярии и направленные на исполнение в департамент, поступают в этот департамент с регистрационным штампом Канцелярии. В департаменте эти документы не регистрируются.

Учет движения документов, поступивших непосредственно в департамент, и документов, поступивших из Канцелярии, ведется раздельно.

После рассмотрения документов директором департамента работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, вносит указания по исполнению документа в ЕСАДД, делает отметку о направлении документа на исполнение в соответствующий отдел департамента (конкретному работнику) и передает документ исполнителю документа.

Передача документа одним исполнителем другому исполнителю внутри департамента осуществляется через работника, ответственного за делопроизводство в департаменте, с отметкой в ЕСАДД.

Подписанные руководством департамента документы передаются работнику, ответственному за делопроизводство в департаменте, для регистрации и подготовки на отправку.

Регистрационные номера исходящих и внутренних документов департамента состоят из номера департамента, через тире - номера отдела-исполнителя департамента, через тире - номера дела по номенклатуре, через косую черту - порядкового номера, например: 03 - 01 - 15/697.

Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, регистрирует документ, заверяет его копии и производит соответствующие отметки в ЕСАДД.

Работник, ответственный за делопроизводство в департаменте, обязан вести количественный учет корреспонденции ежеквартально до 15 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в Канцелярию сведения о поступивших в адрес департамента и отправленных за подписью руководства департамента документах за прошедший квартал по установленной форме. При этом учитывается только корреспонденция, зарегистрированная в данном департаменте.

3.5.7. Организация исполнения документов

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству Министерства или департамента, подготовку к пересылке адресату.

Директор департамента, указанный в резолюции документа первым (головной исполнитель), является ответственным за организацию исполнения поручения и ему передается подлинник документа. Соисполнителям документа направляется копия документа.

Головной исполнитель документа несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Соисполнители документа отвечают за своевременный и качественный анализ информации и представление головному исполнителю документа в установленные им сроки необходимых материалов.

Срок исполнения документов определяется в указаниях по его исполнению руководителем исходя из сроков, установленных законодательством Российской Федерации (пункт 3.10.4 настоящей Инструкции), или с учетом срока, установленного организацией, направившей документ.

Департаменты - исполнители документов представляют предложения по исполнению правительственных документов с указаниями по исполнению документа Министра в зависимости от их содержания в виде:

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти с проектами федеральных законов, указов, решений Правительства Российской Федерации;

докладов - ответов в вышестоящие органы государственной власти;

согласованных проектов приказов и распоряжений Министерства, поручений, докладных записок о выполнении поручений.

Предложения по выполнению указаний по исполнению документа Министра и заместителей Министра к неправительственным документам департаменты представляют в виде ответов корреспондентам либо докладных записок о выполнении поручений.

Подготовленный на подпись Министру (заместителю Министра) проект документа директор Административного департамента или лицо, исполняющее его обязанности (помощник заместителя Министра), обязан проверить в присутствии исполнителя документа содержание документа, правильность его оформления и завизировать. Документ представляется на подпись вместе с подлинниками необходимых материалов.

При представлении в Административный департамент проекта документа на подпись Министру с копиями необходимых материалов при утере оригинала к пакету документов прилагается докладная записка на имя директора Административного департамента по факту утери оригинала документов, подписанная директором департамента-исполнителя.

Документ считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия или рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы, даны соответствующие письменные (устные) указания и о результатах сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа), а также если поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке.

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и сторонние организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа исполненным.

Исполненные документы незамедлительно представляются головным исполнителем в Инспекцию для снятия с контроля.

Правительственные документы с копией ответа или другого материала, которым исполнен документ, возвращаются в Канцелярию для формирования дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Неправительственные документы хранятся в делах департамента, являющегося головным исполнителем документа.

После исполнения входящего документа на нем делается отметка об исполнении и направлении его в дело.

Об исполнении документа делается также отметка в ЕСАДД.