Документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.

3.2.1. Государственный герб Российской Федерации

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в редакции Федеральных конституционных законов от 9 июля 2002 г. N 2-ФКЗ и от 30 июня 2003 г. N 1-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.12.2000, N 52, часть I, ст. 5021).

На бланках документов территориальных органов Федерального казначейства Государственный герб Российской Федерации изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Федерального казначейства".

3.2.2. Наименование территориального органа Федерального казначейства

Наименование территориального органа Федерального казначейства - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о территориальном органе Федерального казначейства.

Сокращенное наименование помещается в скобках под полным наименованием.

Над наименованием территориального органа Федерального казначейства указывается полное наименование Федерального казначейства.

3.2.3. Справочные данные

Справочные данные о территориальном органе Федерального казначейства указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты (при наличии), интернет-адрес.

3.2.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа (ПРОТОКОЛ).

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.2.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (наименование города, населенного пункта и т.д.) указывается в бланках приказов и при составлении протоколов.

3.2.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.04.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 апреля 2010 г.

3.2.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из двузначного цифрового обозначения территориального органа Федерального казначейства в соответствии с Классификатором территориальных органов Федерального казначейства, цифрового обозначения отдела территориального органа Федерального казначейства, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа (например: N 24-07-05/46).

Регистрационный номер присваивается документу только после его подписания (утверждения).

3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.2.9. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный номер 35442).

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

3.2.10. Наименование либо аннотация документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк) или оформленных на бланках формата A5.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. В документах, оформленных на продольных бланках приказов, заголовок оформляется над текстом центрованным способом.

Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

3.2.11. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об обеспечении...;

3-го лица единственного числа: Управление Федерального казначейства по Республике Башкортостан полагает...; коллегия Управления Федерального казначейства по Саратовской области постановляет...; управление не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с приказом Федерального казначейства от 4 июля 2010 г. N 134 "Об утверждении формы Паспорта здания (помещения, сооружения) территориального органа Федерального казначейства" ...";

"В соответствии с Положением о Коллегии Управления федерального казначейства по Волгоградской области, утвержденным приказом от 1 сентября 2005 г. N 155...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа, начиная со второй страницы.

3.2.12. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении документов, имеющих приложения к ним (служебные (сопроводительные) письма, приказы, планы, отчеты, договоры, положения, правила, инструкции и др. документы).

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно. При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

В служебных (сопроводительных) письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Если приложения сброшюрованы, то в отметке о приложении количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

На приложении (прилагаемом документе) к служебному (сопроводительному) письму отметка о том, что этот документ является приложением к данному письму, может не проставляться.

На приложениях к приказам (правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др.) отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений к документу несколько, они нумеруются, если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, например:

3.2.13. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" в левом углу ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации или местными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

при необходимости, с общественными организациями.

3.2.14. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами территориального органа Федерального казначейства оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

На документах, подлинники которых помещаются в дела территориальных органов Федерального казначейства, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (протоколы, приказы, многоадресные письма и др.).

На проектах приказов и приложениях к проектам приказов визы оформляются на листе согласования.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной или электронной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

В случае если процедура согласования осуществлялась в электронном виде посредством ППО АСД, лист согласования (при необходимости) распечатывается на оборотной стороне последнего листа подлинника или копии документа либо на отдельном листе (листах).

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.2.15. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись/электронная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Абзац исключен. - Приказ Казначейства России от 21.12.2018 N 421.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.16. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

3.2.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.2.18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, штамп "Копия верна", слово "Верно" (для выписки из документа), наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи,, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна" ("Верно") каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка может дополняться наименованием должности и структурного подразделения исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева и может быть оформлена шрифтом меньшего размера.

3.2.20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются на документе (в заголовочной части документа), на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа или могут быть внесены непосредственно в ППО АСД.

Указания по исполнению включают фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату.

3.2.21. Отметка о контроле документа

Отметка о контроле проставляется на бланках указаний по исполнению к документам, поставленным на контроль, с помощью штампа "Контроль Срок исполнения ____" или на верхнем поле документа справа, а также в электронном сообщении по документу в регистрационной контрольной карточке (далее - РКК).

3.2.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении должна иметь ссылку на дату и номер исходящего документа - ответа, может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело фиксируется путем заполнения поля "Номер дела" в РКК документа в ППО АСД в соответствии с требованиями Технологического регламента работы с документами в ППО АСД территориальных органов Федерального казначейства (далее - Технологический регламент).

3.2.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в территориальный орган Федерального казначейства проставляется в виде штампа в правом нижнем углу первого листа документа и содержит наименование территориального органа Федерального казначейства, дату поступления и входящий номер документа (при необходимости - часы и минуты).

3.2.24. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первой странице служебного (сопроводительного) письма к таким документам и может дополняться указанием номера экземпляра документа.