6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (Приложения N 18, 19).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).

6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего территориального органа Федерального казначейства. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел этого отдела (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем территориального органа Федерального казначейства только после утверждения ЭПК архивного органа описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем территориального органа Федерального казначейства актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел территориального органа Федерального казначейства проставляется отметка "Уничтожено. см. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты). Уничтожение дел допускается проводить путем измельчения в шредере или сжигания. В таком случае составляется акт о фактическом уничтожении дел.