6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в территориальном органе Федерального казначейства, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Федеральном казначействе, положением о территориальном органе Федерального казначейства, положениями об отделах, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, Перечнем документов, образующихся в деятельности Федерального казначейства, его территориальных органов и подведомственных учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 24 марта 2014 г. N 50, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и документов, образующихся в деятельности территориального органа Федерального казначейства.

6.1.3. В территориальном органе Федерального казначейства составляются номенклатуры дел отделов (Приложение N 10) и сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства (Приложение N 11).

6.1.4. Номенклатура дел отдела составляется не позднее 15 ноября текущего года работниками, ответственными за ведение делопроизводства в отделе, согласовывается со Службой делопроизводства, подписывается начальником отдела и представляется в Службу делопроизводства.

Вновь созданный отдел в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел отдела и представляет ее в Службу делопроизводства на согласование.

6.1.5. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется Службой делопроизводства на основе номенклатур дел отделов.

6.1.6. Сводная номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства подписывается начальником Службы делопроизводства, согласовывается с Экспертной комиссией территориального органа Федерального казначейства (далее - ЭК), с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - архивный орган), в который документы подлежат передаче на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем территориального органа Федерального казначейства. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре территориального органа Федерального казначейства.

6.1.7. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают Служба делопроизводства и ЭК.

6.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел отделы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Службы делопроизводства. Второй - используется в Службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - применяется в архиве территориального органа Федерального казначейства. Четвертый - передается в архивный орган, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр Сводной номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства в электронном виде.

6.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры территориального органа Федерального казначейства.

6.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел территориального органа Федерального казначейства являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой территориального органа Федерального казначейства.

6.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы территориального органа Федерального казначейства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.14. Номенклатура дел территориального органа Федерального казначейства составляется по установленной форме.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из утвержденного в территориальном органе Федерального казначейства цифрового обозначения (кода) отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 07-04, где 07 - цифровой код отдела, 04 - номер дела по номенклатуре дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название территориального органа Федерального казначейства или отдела как автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по представлению к награждению и поощрению работников территориальных органов Федерального казначейства (представления, докладные записки, переписка и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с Федеральным казначейством по вопросам исполнения федерального бюджета.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством финансов Российской Федерации по вопросам кассового исполнения федерального бюджета по доходам.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о кассовом обслуживании бюджетов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет Управления Федерального казначейства по Тверской области об исполнении федерального бюджета.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "переходящее с 2009 г."), об уничтожении дел ("уничтожено"), о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган государственной власти для продолжения и др.

6.1.15. Если в течение года в территориальном органе Федерального казначейства возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел но согласованию со Службой делопроизводства.

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).