VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В территориальных органах Федерального казначейства создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе (документы, поступающие и отправляемые по ППО АСД, внутриведомственные документы);

электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов, поступающих на бумажных носителях и помещаемые (хранящиеся) в ППО АСД.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации.

7.2. Состав электронных документов, обращающихся при организации внутренней деятельности в территориальных органах Федерального казначейства, определяется в соответствии с Перечнем документов Федерального казначейства, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержденным приказом Федерального казначейства, иными нормативными правовыми актами.

7.3. Прием и отправка электронных документов, поступающих по ППО АСД, осуществляется централизованно Службой делопроизводства.

Прием и отправка внутриведомственных электронных документов осуществляется непосредственно исполнителями или делопроизводителями.

7.4. Включение электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе в состав документооборота, осуществляется после его сканирования и подтверждения соответствия электронной копии подлиннику документа путем проставления электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

Электронные документы, создаваемые в территориальных органах Федерального казначейства, включаются в состав документооборота на основании электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

7.5. При получении и отправке электронных документов по ППО АСД Службой делопроизводства осуществляется проверка подлинности электронной подписи документа.

7.6. При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной подписи осуществляется делопроизводителем или работником адресантом документа.

7.7. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется в ППО АСД после проверки наличия и подлинности ЭП путем перерегистрации РКК поступившего документа из журнала "Входящие документы" в журнал регистрации "Входящая корреспонденция".

7.8. Подготовка к рассмотрению, согласованию, подписанию электронных документов осуществляется исполнителями в соответствии с Технологическим регламентом.

7.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя (заместителей руководителя) территориального органа Федерального казначейства, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов в ППО АСД вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

7.10. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в НПО АСД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

7.11. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется, если это не установлено отдельными соглашениями о взаимодействии или порядками направления информации.

7.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Распечатка и формирование электронных документов в дела на бумажном носителе не допускается.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

7.13. Изготовление бумажных копий электронных документов, при необходимости, осуществляется в порядке, утвержденном приказом Федерального казначейства.

7.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в территориальных органах Федерального казначейства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

7.15. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению в порядке, установленном разделом 6.4 настоящей Инструкции.