4.5. Передача дел на архивное хранение

4.5.1. Документы, образующиеся в процессе деятельности Службы, являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГА РФ как часть Архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Служба образует архив.

Передача документов в архив Службы производится по утвержденным описям дел.

4.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Службы не ранее чем через год и не позднее чем через три года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

4.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Службы, как правило, не подлежат (они хранятся в Управлениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Службы осуществляется по графику, составленному работником Канцелярии, ответственным за архив Службы, и согласованному с начальниками управлений.

4.5.4. Прием дел производится работником Канцелярии, ответственным за архив Службы, в присутствии работника Управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также личной подписи работника Канцелярии, ответственного за архив Службы, и работника, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками Управлений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет Управление, передающее документы).

4.5.5. При ликвидации или реорганизации Управления, работник, ответственный за делопроизводство в Управлении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Службы независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.