4.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

4.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Службе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Службы. Документальный фонд Службы - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Службы составляют документы, созданные в Службе и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

4.1.2. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив Службы лежит на Канцелярии.

4.1.3. В Службе составляются номенклатуры дел руководства Службы, структурных подразделений (Приложение N 12) и сводная номенклатура дел Службы (Приложение N 13).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с Канцелярией, подписывается руководителем подразделения и представляется в Канцелярию.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Службе и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, действующими перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Канцелярию.

4.1.4. Сводная номенклатура дел Службы составляется Канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений.

4.1.5. Сводная номенклатура дел Службы подписывается начальником Канцелярии, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) Службы, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем Службы. Согласовывается номенклатура дел с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Службы.

4.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Службы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

4.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Канцелярии, второй используется в Канцелярии в качестве рабочего, третий применяется в архиве Службы, четвертый - в федеральном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

4.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

4.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Службы.

4.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Службы являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Службы.

4.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Службы.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

4.1.12. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела руководства Службы состоит из начальных букв его имени и фамилии, через тире - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре, например: ВЧ-12. Индекс дела структурного подразделения состоит из установленного в Службе цифрового обозначения Управления, через тире - обозначения (кода) отдела и через тире - порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05-21, где 10 - код Управления, 05 - код отдела данного Управления, 21 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти - Федеральная служба по надзору в сфере транспорта или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Ространснадзора (планы, списки, доклады, информации).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий.

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел, или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

4.1.13. Если в течение года в Службе возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

4.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).