3.9. Подготовка материалов к совещаниям у Министра и его заместителей

93. Повестка очередного совещания у Министра утверждается не позднее чем за 3 дня до проведения совещания.

94. Материалы для рассмотрения на совещаниях у руководства Министерства подготавливаются руководителями структурных подразделений (или ответственным сотрудником структурного подразделения).

95. Материалы, подготовленные к рассмотрению на совещаниях, должны состоять из кратких записок с необходимыми обоснованиями и проектами решений по обсуждаемым вопросам. К материалам прилагается список лиц, приглашаемых для участия в совещании.

96. По результатам рассмотрения вопросов на совещании у Министра или по указанию его заместителей принимаются решения, которые оформляются протоколами.

Проект протокола подготавливается структурным подразделением, ответственными за проведение совещания, визируется руководителем этого структурного подразделения, а в случае, если дано поручение или рекомендации другим структурным подразделениям Министерства, визируются руководителями этих структурных подразделений, заместителями Министра, курирующими данные вопросы, и передается на подпись председательствующему на совещании. Согласование и подписание протокола совещания должно осуществляться в течение 2-х дней с момента проведения совещания.

Подготовка протокола оперативного совещания у Министра осуществляется Департаментом управления делами и кадров.

Подписанный протокол в этот же день регистрируется в Департаменте, ответственном за рассматриваемый вопрос, тиражируется и направляется в структурные подразделения Министерства и организациям, принимавшим участие в совещании, в соответствии с рассылкой.

97. Проведение совещаний у руководителей структурных подразделений, оформление протоколов, их регистрация, размножение и формирование в дела осуществляются структурными подразделениями - организаторами совещаний.

98. Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений, содержащие поручение или рекомендации другим структурным подразделениям Министерства, визируются руководителями этих структурных подразделений и подписываются заместителем Министра, курирующим данные вопросы.