4.4. Порядок работы с электронными документами

128. В Министерстве могут создаваться и использоваться:

а) электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

б) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

129. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью Министерства - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

130. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

131. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

132. Система электронного документооборота Министерства должна соответствовать Требованиям к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 2 сентября 2011 г. N 221.

133. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документа. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

134. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Министерства.

135. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

136. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

137. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.