5.1. Порядок приема, обработки и распределения поступающих документов

157. Доставка документов в Министерство осуществляется средствами почтовой и фельдъегерской связи, электронной, электрической связью и системой межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).

158. Средствами почтовой связи в Министерство доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также телеграммы и печатные издания.

159. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, электронные документы.

160. МЭДО - система, предназначенная для передачи электронных сообщений, содержащих общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, между автоматизированными рабочими местами уполномоченных сотрудников, между Администрацией Президента Российской Федерации, Аппаратом Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти.

Обмен документами по системе МЭДО организован в соответствии с положениями Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" и распоряжения Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р, предусматривающего утверждение технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

161. Документы, поступающие в Министерство на бумажном носителе, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение материалов руководством Департамента управления делами и кадров, регистрацию.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно общим отделом Департамента управления делами и кадров (далее - общий отдел). При поступлении документов в нерабочее время они принимаются ответственным дежурным (сотрудником приемной Министра).

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.

На конвертах и документах с грифом "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" проставляется время получения, и документы в кратчайший срок передаются руководству Департамента управления делами и кадров или по принадлежности.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

Не вскрываются пакеты и конверты, поступившие из зарубежных стран и их представительств в России на иностранных языках, а также с пометкой: "Лично" (передаются непосредственно адресату).

Пакеты из зарубежных стран и их представительств в России передаются общим отделом в Департамент международного сотрудничества и связей с общественностью.

162. Обращения граждан передаются в отдел по работе с обращениями граждан и организации приема населения Департамента управления делами и кадров вместе с конвертами к ним.