9.4. Организация оперативного хранения документов и дел в архиве Министерства

315. Выдача дел и документов, переданных на хранение в архив, осуществляется работниками общего отдела Департамента управления делами и кадров.

316. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве Министерства (далее - архив), предоставляются сотрудникам структурных подразделений центрального аппарата для работы в помещении архива или во временное пользование вне этого помещения под расписку на срок, не превышающий одного месяца.

317. Документы или дела одного структурного подразделения, переданные в архив на хранение, выдаются во временное пользование по заявкам работников других структурных подразделений только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения, сдавшего эти документы.

318. Документы по личному составу Министерства выдаются только работникам отделов кадрового обеспечения Департамента управления делами и кадров.

319. Выдача дел из архива сторонним организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, а также исследователям производится на основании письма соответствующей организации и разрешения руководства Министерства.

320. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям оформляется актом о выдаче дел во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах (на бланке Министерства), подписывается руководством Министерства и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются печатями организаций. Один экземпляр акта остается в Министерстве, другой - выдается организации-получателю.

321. На место каждого выданного из хранилища центрального архива дела во временное пользование заводится карта-заместитель дела.

322. Учет выданных документов, копий документов и дел из архива ведется в книге выдачи дел.

323. При использовании документов Министерства, хранящихся в центральном архиве, в публикациях, исследованиях, справочниках и т.п. в обязательном порядке делается ссылка с указанием места хранения документов.

324. Контроль над своевременным возвратом дел и документов, выданных из архива во временное пользование, осуществляется работниками общего отдела Департамента управления делами и кадров.

325. Дела, полученные из архива, запрещается расшивать, изымать из них документы и подшивать в них новые.

326. Ответственность за сохранность документов и дел, взятых из архива во временное пользование, несут получившие их сотрудники, руководители структурных подразделений и сторонних организаций.

327. Подлинники протоколов заседаний коллегии и распорядительных документов Министерства выдаются сотрудникам Министерства в исключительных случаях по указанию Министра, его заместителей или директора Департамента управления делами и кадров.