3.12. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами
106. Оформление официальных и частных писем, адресованных зарубежным корреспондентам - должностным лицам, представителям организаций, фирм и гражданам, имеет следующие особенности.
107. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках Министерства.
108. При переписке с использованием бланков оформление реквизитов писем осуществляется следующим образом:
а) Дата и регистрационный номер письма проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке.
б) Адресат. При оформлении письма официальному должностному лицу зарубежного государства (Президенту, Премьер-министру, Министру, Чрезвычайному и Полномочному Послу или другому должностному лицу подобного ранга) адресат включает титул, инициал имени, фамилию адресата, полное наименование должности лица и название города. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами. Во всех остальных случаях в адресате употребляется слово "господину" ("госпоже").
Реквизит печатается через 1 интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.
в) Текст письма начинается с обращения в соответствии с традициями, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например: "Ваше Превосходительство!", "Уважаемый Николай Иванович!". Обращение печатается с красной строки.
Первая строка текста письма начинается с красной строки.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
г) Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, от имени которого посылается письмо, его личную подпись и расшифровку (инициал имени и фамилию).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
При оформлении письма на должностном бланке наименование должности в подписи не указывается.
109. При оформлении писем другим должностным лицам зарубежных адресатов оформление реквизитов осуществляется следующим образом:
а) Адресат включает инициал имени и фамилию адресата; должность адресата; наименование организации (фирмы); номер дома, название улицы; название населенного пункта, почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута; название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается, часто сокращенное, название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке - тридцатью. Если в строке более 30 знаков, адресат можно оформить шрифтом меньшего размера.
Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющие доставку (в виде почтового кода, как правило), и страну назначения.
Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, затем почтовый адрес, например:
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:
б) Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.
в) Текст письма начинается, как правило, с обращения. В деловой переписке используются следующие обращения:
"Уважаемые господа" - к организации в целом;
"Уважаемый господин Сторк" - к мужчине;
"Уважаемая госпожа Томсон" - к женщине;
"Уважаемый господин Председатель (Директор)" - к должностному лицу, фамилия которого неизвестна.
В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
В качестве заключительной формулы вежливости могут быть использованы следующие фразы: "Искренне Ваш", "Наилучшие пожелания", "С глубоким уважением".
г) Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки, длина которой не должна превышать 8 см.
д) Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется, а указывается на копии письма, остающейся в деле.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей