5.4. Организация работы с документами в приемных руководства Министерства

180. Документы, направляемые Министру (входящая корреспонденция или проекты документов на подписание), передаются только через Общий отдел Департамента управления делами и кадров, а в приемные заместителей Министра - через сотрудников приемной. Используя данные РКК, сотрудник приемной осуществляет контроль за сроками рассмотрения и исполнения документов.

181. Руководители рассматривают документы, как правило, в день их поступления. Документы с пометкой: "Вручить немедленно", "Весьма срочно", "Срочно" и телеграммы следует передавать руководству сразу же по мере их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме указания по исполнению документа (резолюции).

182. Проекты указаний Министра готовит Департамент управления делами и кадров, в виде проектов вносятся в РКК и направляются на рассмотрение Министру.

183. Сотрудники приемной Министра и заместителей Министра ежедневно отслеживают внесение указаний по исполнению документа (резолюции) в РКК (ранее внесенные указания по исполнению документа не удаляются) и их разноску исполнителям.

184. Документы, адресованные заместителям Министра, в их отсутствие направляются другим заместителям в соответствии с распределением обязанностей или непосредственно в структурные подразделения.

185. Передача зарегистрированного и рассмотренного руководством документа не по принадлежности, в другое структурное подразделение, минуя общий отдел, не допускается.