5.6. Регистрация исходящих документов

204. Документы, исходящие из Министерства и подписанные Министром и заместителями Министра, регистрируются общим отделом путем создания РКК в СЭД.

При регистрации исходящего документа ответственный сотрудник общего отдела обязан указать в поле "Вид исходящего", является ли он закрывающим (окончательно) или промежуточным. Если значение этого поля пустое, то письмо будет считаться инициативным.

Номер и дата исходящего документа после сохранения РКК переносится в РКК входящего документа, на который готовился ответ, если исходящее письмо имеет статус "закрывающее". Если ответ имеет статус промежуточное, то номер исходящего документа и дата автоматически указываются в поле "Служебные отметки" по всем типам корреспонденции.

Номер закрывающего исходящего документа должен соответствовать номеру структурного подразделения, являющегося основным исполнителем.

205. Документы на регистрацию в общий отдел представляются с двумя экземплярами копий. Одна копия с визами согласования и основаниями остается в делопроизводстве общего отдела, где помещается в соответствующее дело, другая заверенная копия с регистрационным номером и датой возвращается в структурное подразделение, подготовившее документ.

206. При регистрации документов работники общего отдела обязаны проверить правильность оформления документов, включающую в себя: соблюдение утвержденной формы бланка Министерства, соответствие использования формы бланков Министерства подписи руководства Министерства, наличие и правильность оформления всех реквизитов документа, точное соответствие текста копий документа подлиннику отправляемого документа, наличие необходимых виз согласования с их расшифровкой, фамилии исполнителя, номера его телефона, приложений и полного почтового адреса получателя.

Отсутствие виз на документе не допускается. Документ визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, руководителем структурного подразделения (в случае его временного отсутствия - заместителем руководителя), курирующим заместителем Министра, даже если во время его отсутствия входящий документ был направлен на исполнение в структурное подразделение заместителем Министра, его замещающим. Круг лиц, визирующих документ, может быть изменен по прямому указанию Министра. Проекты федеральных законов, направляемые на согласование в другие министерства и ведомства, а также исходящие документы, основанием подготовки которых явились документы, находящиеся на особом контроле в Департаменте управления делами и кадров, в обязательном порядке визируются статс-секретарем - заместителем Министра.

207. Документы, оформленные без соблюдения правил, к регистрации и отправке общим отделом не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку независимо от факта подписания.

208. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководства Департамента управления делами и кадров.

209. Исходящие документы, подготовленные в структурном подразделении за подписью руководства этого подразделения, регистрируются в структурном подразделении с соблюдением всех требований, предъявляемых к оформлению документа, исходящего из Министерства.

210. Документы для отправки передаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и соответствующим количеством экземпляров. На международные почтовые отправления адрес представляется исполнителем на русском языке и латинскими буквами (или языке страны) в бумажном и электронном виде через сетевой диск или по каналам электронной почты.

211. В случае необходимости срочного доведения до адресата подписанного и зарегистрированного письма исполнитель должен отправить электронную версию письма по электронной почте с указанием регистрационного номера, даты подписания и с сообщением о досылке подлинника письма по почте.