5.7. Отправка документов

212. Отправка исходящих документов осуществляется централизованно общим отделом Департамента управления делами и кадров.

Направление электронных копий зарегистрированных исходящих документов адресатам - участникам системы МЭДО происходит в автоматизированном режиме с использованием СЭД.

213. Структурные подразделения сдают в общий отдел на отправку исходящие документы по реестрам, образцы которых предусмотрены Приложениями N 23 и 24 в зависимости от категории отправления (заказное, международное и др.) в бумажном и электронном виде, а международные отправления - вместе с оформленными конвертами.

Конверты должны быть оформлены следующим образом: адрес адресата пишется с отступом не менее 5 см от верхнего края конверта слева на русском языке, справа латинскими буквами и арабскими цифрами (Приложение N 25). При направлении международного почтового отправления с уведомлением о получении бланк уведомления заполняется также на двух языках.

214. На международную корреспонденцию, корреспонденцию в страны СНГ и заказную корреспонденцию составляются реестры раздельно по каждому виду отправлений в трех экземплярах. В каждом реестре должно быть не более 50 адресатов. При большем количестве необходимо составлять несколько реестров. На заказные почтовые отправления составляется список (реестр) по форме 103-Ф в 3 экземплярах (Приложение N 26). Учет введенных денежных сумм и показаний счетчика франкировальной машины производится общим отделом в специальном журнале.

Реестры вместе с корреспонденцией передаются в почтовое отделение (ГСП 4), один экземпляр реестра со штампом даты отправки возвращается в общий отдел.

215. Документы, адресованные Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, палатам Федерального Собрания Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации и другим министерствам и ведомствам, передаются в общий отдел Департамента управления делами и кадров для отправки фельдъегерской связью. Прием документов для отправки фельдсвязью производится один раз в день до 13.00.

216. Отправляемые документы должны быть комплектными, со всеми приложениями к каждому документу, с отметкой составителя документа о виде почтового отправления (заказное, заказное с уведомлением о вручении и т.п.).

При отправке документа нескольким адресатам с отдельными приложениями в каждый адрес к документу должен быть подготовлен указатель рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, с указанием фамилии исполнителя. Приложения, предназначенные данному адресату, должны быть скреплены с основным документом.

Общий отдел подборку документов и приложений по адресатам не производит.

Ответственность за полноту и комплектность передаваемых на отправку документов возлагается на структурные подразделения - исполнители документов и общий отдел.

217. Документы сортируются по категориям почтовых отправлений и упаковываются. Документы, одновременно отправляемые одному адресату, вкладываются в один конверт.

218. На конверте указывается вид почтового отправления, почтовый адрес получателя и его наименование (условное или открытое согласно адресату в письме). Должность и фамилия адресата не указываются.

Для документов, адресованных постоянным корреспондентам, следует использовать конверты с адресами, заготовленными типографским способом или средствами вычислительной техники.

219. Конверты заклеиваются, взвешиваются для определения стоимости отправления, маркируются с помощью франкировальной машины (проставляется наименование и адрес отправителя, знак, заменяющий почтовую марку, величина почтового сбора и дата отправления).

220. Корреспонденция, поступившая в общий отдел на отправку до 14.00, оформляется для передачи в почтовое отделение в тот же день.