7.2. Организация приема и передачи документов с использованием факсимильной связи

268. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов в сторонние организации, а также подразделения Министерства, размещенные вне основного здания. Средства факсимильной связи установлены в приемных руководства Министерства и структурных подразделениях.

269. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), не должен превышать 5 листов.

270. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы, в том числе зарубежным адресатам, визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

271. Передача служебной информации по каналам факсимильной связи структурных подразделений осуществляется с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

272. После передачи по факсу подлинники документов передаются в общий отдел для отправки по почте или фельдъегерской связью.

273. Подлинник принятой факсограммы учитывается в электронном журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается в общий отдел для регистрации и доклада руководству Министерства или руководителю структурного подразделения.

274. Ответственность за содержание информации, передаваемой средствами факсимильной связи, установленной в структурных подразделениях, а также контроль над их использованием возлагается на руководителей этих подразделений.