5.5. Организация работы с документами в структурных подразделениях

186. Документы, поступающие в структурные подразделения, принимаются и обрабатываются сотрудником приемной (или лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении) директора Департамента.

187. Сотрудник приемной директора Департамента (или лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении) переносит в РКК в поля, предусмотренные для заполнения, указания по исполнению документа руководителя структурного подразделения и передает документ исполнителю.

188. Передача зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое по принадлежности осуществляется через общий отдел в следующем порядке: переадресование документа с указаниями по исполнению документа руководства Министерства производится по согласованию с должностным лицом, давшим поручение; переадресование документа, адресованного руководителю структурного подразделения не по принадлежности, производится по договоренности между руководителями соответствующих подразделений.

При этом общим отделом производится переадресование документа (путем отмены прежней рассылки). Информация об этом фиксируется в РКК.

189. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение и подлежащие регистрации, должны в обязательном порядке передаваться на регистрацию в общий отдел.

190. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль качественного исполнения документов по существу вопроса.

191. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются на исполнение немедленно.

Документы, присланные или переданные на согласование (визирование), в том числе приказы и протоколы, подписываемые Министром, рассматриваются и визируются в первоочередном порядке.

192. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству Министерства или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

При передаче на подписание проекта исходящего документа исполнитель осуществляет подборку в следующем порядке: 1-й экземпляр (подлинник) письма и приложения к нему; 2-й экземпляр (копия) с визами (визы должны быть расшифрованы) и приложения к нему, подкладывается основание (письмо, поручение и т.п.); затем 3-й экземпляр письма (копия) (3-й экземпляр после присвоения исходящего номера возвращается в департамент исполнителя).

После подписания и регистрации исходящего документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки по форме согласно Приложению N 13.

193. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на оборотной стороне документа и вносятся в РКК в поле "Примечание".

194. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители (соисполнители) документа также несут ответственность за своевременную и качественную подготовку документа и представление ответственному исполнителю в установленный срок необходимых материалов (проектов документов, заключений, справок, сведений и т.д.). Соисполнители обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы для исполнения документа.

Ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, несет ответственный исполнитель.

195. Информацию о ходе и результатах исполнения документов исполнитель представляет работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

196. Ответственный в структурном подразделении за исполнение документов осуществляет ежедневный контроль в СЭД по полям "срок исполнения" и "контроль" документов. Информацию, полученную от исполнителей о ходе исполнения документов, вносит в РКК, проставляя в полях "N исх.", "Дата" соответствующие значения. Проверяет состояние РКК на текущий момент и еженедельно направляет в отдел контроля за исполнением Департамента управления делами и кадров справочную информацию о ходе исполнения контрольных документов.

197. Не допускается закрытие и списание документов в СЭД результатом рассмотрения "в дело", "в работу", если в резолюции Министра или заместителя Министра нет прямого указания - "для использования в работе", "для информации" либо во входящем документе не сказано, что он направляется для информации или учета в работе.

198. Лицо, ответственное по ведению делопроизводства в структурном подразделении, еженедельно составляет сводку о ходе исполнения документов и докладывает руководителю структурного подразделения о состоянии работы с документами.

199. Справочная информация еженедельно направляется в отдел контроля за исполнением лицом, ответственным по ведению делопроизводства в структурном подразделении.

200. Исполненные документы (третий экземпляр) передаются исполнителями лицу, ответственному по ведению делопроизводства в структурном подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел своего подразделения.

201. Учет поступивших в структурные подразделения документов осуществляется в СЭД общим отделом.

202. Данные о входящей и исходящей корреспонденции структурного подразделения ежемесячно представляются в Департамент управления делами и кадров для обобщения документооборота Министерства в целом.

203. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных по ведению делопроизводства.