При подготовке организационно-распорядительных документов работники Министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов.

138. Адресат - документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес, который указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес в обязательном порядке указывается составителем документа при направлении его разовым корреспондентам или частному лицу.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

Допускается центрировать каждую строку адреса по отношению к самой длинной строке.

При направлении служебного письма в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование пишется в именительном падеже, например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата (инициалы указываются перед фамилией), например:

При направлении документа конкретному должностному лицу, не являющемуся руководителем организации, наименование организации и его подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Если документ адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень, например:

Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то должности руководителей следует указывать обобщенно в дательном падеже, например:

При направлении служебного письма в несколько однородных организаций их наименование следует указывать обобщенно в именительном падеже, например:

Если письмо адресуется организации, сначала указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

Один документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается, каждый экземпляр документа должен быть подлинным и подписан.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки документа. Образец оформления рассылки писем (документов, телеграмм, телетайпограмм, факсограмм) по списку указан в Приложении N 13.

При направлении протоколов, приказов, поручений исполнитель использует указатель рассылки Департамента управления делами и кадров. Образец оформления рассылки указан в Приложении N 14.

В случаях, когда ответ необходимо направить как в Правительство Российской Федерации, так и в министерства, ведомства, организации, депутатам, частным лицам, не указываются все адресаты, например:

Один подлинный экземпляр такого документа адресуют в Правительство Российской Федерации, с сообщением о направлении ответа также в Минюст России, второй подлинный экземпляр адресуют в Минюст России.

При адресовании документа в города Москву и Санкт-Петербург слово "город" - (г.) не указывается.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

139. Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок должен состоять из одной фразы, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" ("о ком?"), например: О выделении... О представлении отчетности... О назначении на должность... и т.д.

Заголовок для телеграмм не составляется.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

На документах, подготовленных по поручению Правительства Российской Федерации или поручению, содержащемуся в протокольном решении Правительства Российской Федерации, после заголовка указывается номер поручения, протокола, например:

При подготовке заключений по материалу, направленному Правительством Российской Федерации, который должен рассматриваться на заседании Правительства Российской Федерации (Президиума) или его комиссий, заголовок оформляется следующим образом:

140. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Деловое письмо должно быть безупречно с точки зрения его внешней формы, языка и стиля. В официально-деловом тексте допускается использование общепринятых сокращений, а также аббревиатур.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и т.п.), а также содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности организации (акт, заключение, справка, отчет и т.п.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа: комиссия установила; отдел разработал; в состав департамента входят; ведущий специалист имеет право и т.п.

В распорядительных документах Министерства (приказ), а также документах, адресованных руководству Министерства или структурных подразделений, изложение должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах Министерства (протокол заседания коллегии) текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решило").

Текст протокола совещания (межведомственной комиссии, рабочей группы и т.д.) излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок.

В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

б) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

в) от третьего лица единственного числа (Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации не возражает, Департамент... считает возможным).

Не следует начинать текст письма со ссылки на поступившее письмо-просьбу или запрос (например: На Ваш запрос от 12.04.2012 N 08-12/99 сообщаем...), поскольку в обязательном порядке заполняется самостоятельный реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".

Если исполнитель отвечает на несколько писем-запросов, то в тексте допускается перечисление дат и регистрационных номеров поступивших в Министерство документов.

141. Подпись документа - обязательный реквизит документа, обеспечивающий его юридическую силу.

Документы от имени Министерства подписываются Министром и его заместителями, от имени департаментов Министерства подписываются директорами департаментов структурных подразделений или их заместителями.

Директора департаментов ведут переписку от имени возглавляемых ими структурных подразделений в пределах своей компетенции в соответствии с распорядительными документами Министерства.

В состав подписи входят: наименование должности лица - автора документа (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

При подписании писем директорами структурных подразделений в составе наименования должности можно не указывать название структурного подразделения, если оно названо в тексте, например:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Подписи членов комиссии располагаются одна под другой в порядке, указанном в распорядительном документе, которым образована комиссия (подпись секретаря комиссии, рабочей группы и т.д. обязательна).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его И.О. Фамилия.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

142. Согласование (визирование) проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату подписания.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

На проекте законодательного акта визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа.

На документе, подлинник которого остается в Министерстве, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

При оформлении виз на отдельном листе на нем указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер.

В отдельных случаях допускается полистное визирование документа и его приложений.

Согласование проекта документа проводится со структурными подразделениями Министерства и федеральными органами исполнительной власти или организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

На документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

143. Документы утверждаются Министром, его заместителями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах, руководителями структурных подразделений (в части утверждения положений об отделах, должностных инструкций работников и т.д.), а также изданием распорядительного документа. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Примерный перечень документов с грифом утверждения содержится в Приложении N 15.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне.

Слово "УТВЕРЖДЕНО", входящее в состав грифа утверждения, согласуется с наименованием утверждаемого документа в роде и числе (Положение УТВЕРЖДЕНО, состав комиссии УТВЕРЖДЕН, схемы УТВЕРЖДЕНЫ и т.п.).

144. Приложения к документу должны иметь все необходимые для документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.

Отметка о наличии приложения к документу указывается в конце его текста над реквизитом "Подпись".

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект федерального закона на 8 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка к проекту федерального закона на 3 л.

3. Информация о рассмотрении поступивших замечаний и предложений к проекту федерального закона на 7 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: перечень законопроектов, 1 брошюра.

На приложении к документу в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка с указанием его названия, его даты и номера, например:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если направляется документ, приложение которого не оставляется в деле, то делается отметка:

Приложение: на 2 л. только адресату.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росздравнадзора от 07.05.2012 N 04/3815-12-23 и приложение к нему, всего на 8 л.

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.п.

Само слово "Приложение" пишется только в единственном числе.

145. Дата документа - обязательный реквизит всех видов документов. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или события, зафиксированного в документе (протокол, приказ); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документ, изданный совместно двумя и более организациями, должен иметь единую (последнюю) дату подписания.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые на заседании коллегии (протокол), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц и год.

День месяца и месяц оформляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, например:

дату 20 июня 2012 г. следует оформлять 20.06.2012.

В приказах Министерства, затрагивающих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, например: 20 июня 2012 г.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом:

письмо Минюста России от 27.05.2012 N 09/17654-ДК

или

Постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2012 N 904 "О порядке планирования и расходования бюджетных средств".

146. Регистрационный номер (индекс) документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов одного календарного года, который дополняется индексом по номенклатуре дел, кодами структурных подразделений или корреспондентов, в зависимости от вида документа.

Индексы структурных подразделений Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации указаны в Приложении N 16.

Регистрационный номер (индекс) входящего документа состоит из двух частей:

а) первая часть номера входящего документа в регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) соответствует виду корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция, 3 - письма граждан, 4 - экспедиция, 5 - поручения Министра, 6 - нормативные документы, 7 - корреспонденция Федерального собрания Российской Федерации, 8 - внутриведомственная корреспонденция).

Вторая часть входящего регистрационного номера (индекс) РКК автоматически заполняется значением свободного порядкового номера, (без тире и косой черты), например: 1036, 20252, 60399 и т.д. - входящие номера.

Исходящий регистрационный номер документа в РКК состоит из четырех частей:

б) первая часть исходящего номера соответствует индексу структурного подразделения Министерства и номеру отдела, подготавливающего документ, например: 14-2;

в) вторая часть соответствует индексу Департамента управления делами и кадров (10);

г) третья часть соответствует виду корреспонденции (1 - правительственная корреспонденция, 2 - ведомственная корреспонденция);

д) четвертая часть автоматически заполняется значением свободного порядкового номера, например: 14-6/10/1-939, 20-4/10/2-8409 и т.д. - исходящие номера.

Регистрационный номер (индекс) внутренних документов (полученных или подготовленных в структурных подразделениях - акты, договоры, докладные (служебные) записки, справки, заключения и т.п.) состоит из индекса структурного подразделения-отдела и порядкового регистрационного номера, например: 14-7/504.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров (индексов) документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (совместные нормативные документы), например:

совместное письмо Минфина России и Министерства здравоохранения Российской Федерации N 05-02-05/22-24-1/10/2-752.

147. Ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату поступившего документа используется при ответах на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.п.).

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма.

148. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию (или имя, отчество, фамилию) исполнителя документа и номер его служебного телефона, например:

Седаков 692-11-11 или Сергей Петрович Седаков 692-11-11.

На документе, подготовленном несколькими исполнителями, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

149. Отметка о поступлении документа в Министерство оформляется проставлением регистрационного штампа (в виде штрих-кода) общего отдела Департамента управления делами и кадров, реквизитами которого являются: наименование организации, регистрационный (входящий) номер, дата поступления документа.

150. Указания по исполнению документа должностного лица при поступлении на рассмотрение бумажного носителя документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на отдельном листе формата А8 (52 х 74 мм) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому указание по исполнению документа относится. Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

При поступлении документа в электронном виде по СЭД порядок рассмотрения остается таким же, только указание вносится самим руководителем или (по согласованию с ним) уполномоченным сотрудником непосредственно в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) СЭД.

151. Отметка о контроле в РКК обозначается буквой "ОК", "К", штампом "КОНТРОЛЬ", "СРОЧНО" и проставляется на документах, подлежащих исполнению в определенный срок.

Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный:

а) типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативными правовыми актами;

б) индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, указанный в резолюции руководителя или в самом документе.

152. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

153. Отметка о заверении копии документов. Министерство может выдавать сторонним организациям копии только тех документов, которые создаются самим Министерством. Снятие копий с документов, подписанных руководством Министерства, допускается только с разрешения руководителя, подписавшего документ.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату и должность лица, заверившего копию.

В копии документов должны быть внесены все исправления, сделанные при подписании подлинника. На копиях проставляется дата подписания документа и регистрационный номер.

Заверение копий документа производится для придания им юридической силы. Заверительная надпись удостоверяется печатями (штампами) Департамента управления делами и кадров и других департаментов, имеющих право заверения документов.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "подпись" штампом проставляют заверительную надпись: "КОПИЯ ВЕРНА", должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например:

КОПИЯ ВЕРНА

Консультант Департамента управления делами и кадров

(подпись) И.О. Фамилия 15.06.2012

154. Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах гражданско-правового характера. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая (малая гербовая) печать Министерства, указан в Приложении N 17.

Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяет подлинность подписи должностного лица Министерства на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать Министерства для финансово-хозяйственных документов, указан в Приложении N 18.

На документах финансового характера и ценных бумагах печать проставляется в специально отведенном месте. Как правило, это место обозначается символом "МП" без захвата наименования должности и подписи.

Печатью общего отдела Департамента управления делами и кадров удостоверяются размноженные экземпляры документов Министерства, не воспроизводящие подпись подлинника.

Печатью департаментов - управления делами и кадров; финансово-экономического; инфраструктурного развития и государственно-частного партнерства; учетной политики и контроля, а также Правового департамента заверяются копии документов, требующие заверения для придания им юридической силы.

Печать проставляется таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ, и была хорошо читаема.

Департаменты Министерства могут иметь печать со своим наименованием, если это предусмотрено положениями об этих структурных подразделениях.

Порядок применения и хранения гербовых печатей, а также печатей структурных подразделений Министерства определяется руководством Министерства.

155. Гриф ограничения доступа к документу ("Для служебного пользования" и др.) проставляют без кавычек на первом листе в правом верхнем углу документа и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации, например: Для служебного пользования. Экз. N 3.

Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".

156. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на бумажном носителе, дату и другие поисковые данные.