4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первоначальная обработка поступающих в управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица документов осуществляется централизованно отделом (отделением, группой) документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление, таможню (таможенный пост) и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение руководству отдела документационного обеспечения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа на основании распределения функций в таможенном органе.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюций руководства таможенного органа (или отделов). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где во все экземпляры карточек вносятся резолюции руководителей.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в отделе документационного обеспечения, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".