5. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения, ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль исполнения организационно - распорядительных документов осуществляется отделом документационного обеспечения. Контроль исполнения документов других систем документации (финансовой, статистической и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих отделах ответственными за делопроизводство.

5.2. После рассмотрения документов руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица на документах, подлежащих контролю, отделом (отделением, группой) документационного обеспечения проставляется штамп "Контроль".

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 22).

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация - автор документа.

5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа.

На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении (пп. 3.4.22, 4.3.4); подпись лица, подтверждающего исполнение; дата.

5.4. Организация контроля исполнения

5.4.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.).

5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов (приложение 23).

5.4.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма).

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица одновременно с документами.