15.4. Классификация документов архива

15.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению <*>.

--------------------------------

<*> Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному наименованию фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.

15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при составлении номенклатур дел, при подготовке дел к передаче в архивы указанных таможенных органов.

Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.

Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии с отделами или другими структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно - вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по их значимости.

При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.