15.6. Учет документов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица

15.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.

Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе, содержании документов.

15.6.2. В архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица учет документов ведется по фондам, единицам хранения (делам).

Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

список фондов (приложение 52) - для суммарного и индивидуального учета фондов и присвоения им номеров;

лист фонда (приложение 53) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

описи дел (приложения 33, 46, 49, 50) - для поединичного и суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел);

утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу <*> составляется лист - заверитель дела (приложение 30), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (подраздел 11.5) и в делах по личному составу <*> составляются внутренние описи документов (приложение 31). На каждый фонд ведется дело фонда.

--------------------------------

<*> См. примечание к подразделу 11.5.

15.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в архивах таможенных управлений, таможен, а также таможенных постов со статусом юридических лиц, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (приложение 54).

15.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01 каждого года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

15.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет достигается составлением итоговой записи к описям (пп. 12.5 и 15.5.3).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (п. 15.5.5). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется.

Описи дел отделов и других структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (п. 15.5.5). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

15.6.7. Учетными документами для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, являются сводные номенклатуры дел управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, в которых делаются итоговые записи.

15.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

15.6.9. В листе фонда (приложение 53) в графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования и подведомственность фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в наименовании и подведомственности указанных таможенных органов вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

описей структурных подразделений и годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

акта приема - передачи дел в государственный архив;

акта о выделении к уничтожению дел; акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акта о неисправимом повреждении дел;

акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи отделов и других структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например, если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда.

15.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 54) составляется в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий госархив, второй - остается в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в архивах указанных таможенных органов. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе фонда.

15.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их фондов: историческая справка (п. 15.7.5), схема систематизации фонда (подраздел 15.4), старые листы фонда; акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.