4.4. Построение поисковой системы
4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд. 8).
4.4.2. При традиционной карточной регистрации печатается для:
входящих документов - 4 экземпляра карточек, которые
составляют следующие учетно - справочные
картотеки: по порядку номеров,
корреспондентам, структурным
подразделениям (на этом экземпляре
карточки за получение документа
расписывается сотрудник подразделения -
исполнителя) и один экз. для отдела -
исполнителя;
исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку
номеров и корреспондентам);
внутренних - минимальное количество карточек (но с
учетом экземпляров, предназначенных для
осуществления контроля).
В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.
4.4.3. В структурном подразделении таможенного органа при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе учетно - регистрационной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения.
По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно - справочную картотеку и располагается по порядку номеров.
4.4.4. При передаче документов на хранение в архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
- Гражданский кодекс (ГК РФ)
- Жилищный кодекс (ЖК РФ)
- Налоговый кодекс (НК РФ)
- Трудовой кодекс (ТК РФ)
- Уголовный кодекс (УК РФ)
- Бюджетный кодекс (БК РФ)
- Арбитражный процессуальный кодекс
- Конституция РФ
- Земельный кодекс (ЗК РФ)
- Лесной кодекс (ЛК РФ)
- Семейный кодекс (СК РФ)
- Уголовно-исполнительный кодекс
- Уголовно-процессуальный кодекс
- Производственный календарь на 2023 год
- МРОТ 2024
- ФЗ «О банкротстве»
- О защите прав потребителей (ЗОЗПП)
- Об исполнительном производстве
- О персональных данных
- О налогах на имущество физических лиц
- О средствах массовой информации
- Производственный календарь на 2024 год
- Федеральный закон "О полиции" N 3-ФЗ
- Расходы организации ПБУ 10/99
- Минимальный размер оплаты труда (МРОТ)
- Календарь бухгалтера на 2024 год
- Частичная мобилизация: обзор новостей