11. Оформление дел

11.1. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство отделов и других структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 30);

составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5), внутренней описи документов дела (приложение 31); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе - заверителе дела по установленной форме (приложение 30).

В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные <*>, следственные и уголовные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

--------------------------------

<*> Личные дела оформляются в соответствии с требованиями инструкции, утвержденной Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 31), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 32).

На обложке дела указываются:

наименование управления, таможни, таможенного поста;

наименование отдела;

номер дела (тома, части);

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководством указанных таможенных органов.

При оформлении обложки дел наименование таможенного органа указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (см. примечание к подразделу 11.5).

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).