15.9. Организация работы архива

15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав документов, поступающих на хранение; задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положения об архивах утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция (приложение 55), которая должна быть оформлена в соответствии с Приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.

15.9.2. В архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы - графики приема дел, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.

Планы - графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующего госархива.

В планах предусматриваются санитарные дни для проведения санитарно - гигиенических работ (п. 15.3.13).

Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 56).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела (отделения) документационного обеспечения.

В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).

15.9.3. Учет труда в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица ведется в дневниках учета труда, в которых ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.

В дневнике записываются: даты, виды и объем работ; затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов - графиков (п. 15.9.2), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.