15.2. Основные функции архивов

Архивы в целях выполнения своих главных задач осуществляют следующие основные функции:

принимают на хранение в соответствии с порядком, установленным подпунктами 14.4 - 14.8 настоящей Инструкции, документы отделов и других структурных подразделений управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архивы дел, документов;

составляют научно - справочный аппарат к хранящимся в архивах документам;

проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах; ежегодно представляют на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвуют в работе ЭК указанных таможенных органов; оказывают методическую помощь в проведении отделами и другими структурными подразделениями экспертизы ценности документов;

подготавливают и в установленном настоящей Инструкцией порядке (подраздел 15.10) передают на государственное хранение документы. В этих целях осуществляют или организуют ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива; оказывают методическую и практическую помощь отделу (отделению, группе) документационного обеспечения в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

представляют ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архивах;

осуществляют использование документов, хранящихся в архивах (информируют руководство и сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе и содержании документов архивов; по поручению руководства указанных таможенных органов осуществляют выявление документов; выдают в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняют запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки; консультируют организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведут учет использования документов, хранящихся в архивах);

осуществляют проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве таможенных органов;

участвуют в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников документационного обеспечения таможенных органов;

участвуют в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.