3.6. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

3.6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

3.6.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке (приложение 10).

3.6.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник отдела документационного обеспечения.

3.6.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148 х 210 мм).

3.6.5. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал <*>.

--------------------------------

<*> Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

3.6.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

3.6.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами.

3.6.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами.

3.6.9. Наименование вида документа, а также слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОСТАНОВЛЯЕТ печатаются прописными буквами.

Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.

3.6.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

3.6.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

3.6.12. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора <*>:

--------------------------------

<*> Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях.

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

3.6.14. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

3.6.15. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.6.16. Документы, поступающие в копировально - множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально - множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 11), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником отдела документационного обеспечения (в необходимых случаях и начальником отдела специнформации);

специального журнала регистрации поступления и выполнения заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 12.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.