7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

7. Порядок работы с письменными и устными

обращениями граждан и депутатов

7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.

7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, на регистрационно - контрольных карточках.

7.3. Руководители и другие должностные лица управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.

7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители управления, таможни (таможенного поста) и начальники отделов.

7.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения, который проверяет порядок ведения делопроизводства в аппарате таможенного органа и принимает меры к совершенствованию этой работы.

7.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством.

Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государственным, общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.

7.7. Прием и регистрация обращений граждан

7.7.1. Прием и регистрация обращений граждан в таможенном органе осуществляется одним из сотрудников отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение таможенного органа он должен быть передан в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для регистрации.

7.7.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно - контрольных карточках в 3-х экземплярах по форме согласно приложению 24 в день их поступления.

Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документом передается в структурное подразделение - исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений.

С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения.

Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения на карточках или в журналах.

7.7.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, А-1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер поступившего документа).

7.7.4. При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).

7.8. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов

7.8.1. Обращения граждан, поступающие в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица, рассматриваются руководством указанных таможенных органов.

7.8.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению таможенного управления, таможни (таможенного поста), они направляются не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.

7.8.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.8.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:

внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы таможенных органов.

7.8.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо осуществление специальной проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Порядок обжалования и рассмотрения решений, действий или бездействия таможенных органов и их должностных лиц осуществляется в соответствии с разделом XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.

Отделы управления, ответственные за рассмотрение обращений граждан, устанавливают таможням (таможенным постам) сроки представления документов, необходимых для рассмотрения обращений по существу.

7.8.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).

Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются с принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль.

Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение коллегии и по ним принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.

7.8.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

7.8.8. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование дополнительных документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом заявителю.

7.8.9. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем.

7.8.10. Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с Юридическим отделом.

7.8.11. Ответы на обращения граждан даются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или начальниками отделов.

Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной карточке.

Подписанные руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, начальниками отделов письма по предложениям, заявлениям, жалобам граждан передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для проставления исходящего номера и даты отправления.

Номер ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему законодательству.

7.9. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан

7.9.1. Письма граждан, направляемые таможням (таможенным постам) с требованием сообщить о результатах рассмотрения, отделами управления берутся на контроль.

В этих случаях на контрольно - регистрационной карточке и на обращении проставляется знак "Контроль".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы.

Решение о снятии с контроля принимается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и начальниками отделов, ответственными за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

7.9.2. Отдел документационного обеспечения:

направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;

проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;

ежеквартально представляет начальнику управления, таможни сводку о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан по формам согласно приложению 25;

представляет в конце января следующего года сведения о количестве и ходе рассмотрения обращений граждан за год.

7.9.3. Отделу (отделению, группе) документационного обеспечения предоставляется право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений в структурных подразделениях таможенных органов. Результаты проверок докладываются руководству управления, таможни.

7.9.4. Обобщенные аналитические справки по результатам рассмотрения обращений граждан составляются отделом документационного обеспечения по мере необходимости.

7.10. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение

7.10.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются отделу (отделению, группе) документационного обеспечения для централизованного формирования дел.

Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им адресованы.

7.10.2. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего это решение.

7.10.3. Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности таможенного управления, таможни, например:

1. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам взимания пошлин за провоз автотранспортных средств и документы по их рассмотрению, исполнению.

2. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы с кадрами и документы по их рассмотрению, исполнению.

3. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы таможенных органов и документы по их рассмотрению, исполнению.

При небольшом количестве обращений допускается формирование их в дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в заголовке дела.

7.10.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

7.10.5. Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.

В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.