15.11. Порядок приема - передачи документов при смене начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы), а также при реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов

15.11.1. При смене начальников управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно - справочного аппарата к ним отражается в актах приема - передачи указанных таможенных органов.

В соответствии с учетными данными отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве.

15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием - передача документов и учетно - справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 58).

Для приема - передачи дел заведующими архивами приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии в составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

Прием - передача дел лицами, ответственными за архивы, вновь назначаемым лицам производится в присутствии третьих должностных лиц, назначаемых начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При приеме - передаче дел проверяются наличие и состояние:

документов архива;

учетных документов и НСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

печатей и штампов архива;

противопожарного и охранного оборудования;

а также проверяются условия хранения документов.

Акты приема - передачи документов при смене заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы) подписываются сдающими и принимающими документы архива, членами комиссии (третьими лицами) и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В случае обнаружения при приеме - передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство указанных таможенных органов и принимаются меры к их розыску.

15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при реорганизации или ликвидации последних предусматривается приказами о реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.

Передача документов ликвидируемых указанных таможенных органов входит в обязанность комиссий, образованных для передачи дел и имущества.

При реорганизации указанных таможенных органов с передачей их функций другим организациям последние принимают по актам незавершенные делопроизводством дела управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их архивы.

Перед передачей документов ликвидируемых или реорганизованных указанных таможенных органов осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

Согласовано

Заместитель руководителя Росархива

В.А.ЕРЕМЧЕНКО

3 марта 1999 года