15.7. Научно - справочный аппарат к документам архива

15.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архивах таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица создается научно - справочный аппарат к документам архивов (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архивах указанных таможенных органов. Состав НСА определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

15.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно - регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

15.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в информации о составе и содержании документов архивов.

Картотеки создаются на наиболее часто используемые документы (организационно - распорядительная документация, документы по личному составу, научно - техническая документация и т.д.).

Основой картотек, создаваемых в архивах таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, могут служить учетно - регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве указанных таможенных органов и поступившие в архивы вместе с документами.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками - разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально - правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество сотрудника; ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

15.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в нем (пп. 15.5.3, 15.5.5).

15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица) и фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации указанных таможенных органов;

крайние даты деятельности указанных таможенных органов;

задачи, функции указанных таможенных органов и их изменения;

масштаб деятельности указанных таможенных органов, состав системы подведомственных организаций;

изменения в наименовании и подчиненности указанных таможенных органов;

структура указанных таможенных органов и ее изменения.

Во втором разделе:

количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

время поступления фонда в архив;

изменения в составе, объеме фонда и их причины;

указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

место передачи;

степень сохранности документов.

В третьем разделе:

обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию;

НСА к фонду;

использование документов фонда (в каких целях).

Исторические справки дополняются при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и т.д.

Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).