4.1. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению документов, подлежащих докладу Руководителю

4.1.1. Для доклада Руководителю в подразделение ДОУ поступает входящая (п. 2.6) и внутренняя (п. 6.1) документация. Документы докладываются Руководителю в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов особого характера, которые докладываются незамедлительно.

4.1.2. Входящие документы на бумажном носителе, подлежащие докладу Руководителю, могут сканироваться для получения электронного образа документа и заноситься в СЭД-регион. Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат помещению в СЭД-регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

Все входящие документы в электронной форме, подлежащие докладу Руководителю, распечатываются.

Все внутренние документы, подлежащие докладу Руководителю, поступают в подразделение ДОУ на бумажном носителе и в электронной форме.

4.1.3. К документам, подлежащим докладу Руководителю, прикладываются проекты указаний по исполнению документов (резолюций).

Проекты указаний Руководителя по исполнению входящих документов, как правило, формируются средствами СЭД-регион в подразделении ДОУ на основании анализа содержательной части документов, с учетом положений об отделах Управления (Межрегиональной инспекции), а также исходя из распределения обязанностей между Руководителем и его заместителями.

Проекты указаний по исполнению внутренних документов, оформленные в соответствии с образцом, приведенным в Приложении N 1, поступают из отделов вместе со служебными записками в соответствии с пунктом 6.1. В подразделении ДОУ проекты указаний Руководителя по исполнению документов формируются средствами СЭД-регион, файл проекта указания по исполнению документов удаляется из РК.

4.1.4. В состав указания по исполнению документов входят следующие элементы:

- ответственный исполнитель, соисполнители (фамилия и инициалы начальников отделов, которым дается поручение);

- ответственный организатор исполнения поручения - заместитель Руководителя, а также заместители Руководителя, координирующие деятельность отделов-соисполнителей;

- содержание поручения;

- срок исполнения поручения (при необходимости).

Дополнительно (через знак +) указываются фамилии и инициалы должностных лиц, которым документ направляется для информации.

4.1.5. Ответственным исполнителем документа является начальник отдела Управления (Межрегиональной инспекции), поименованный первым в указании Руководителя по исполнению документа. Организатором исполнения документа является поименованный первым в указании по исполнению документа заместитель Руководителя, который организует работу ответственного исполнителя и, при необходимости, подключает к исполнению другие отделы, в том числе не поименованные в указании Руководителя по исполнению документа.

Если в соответствии с указанием по исполнению документа ответственным исполнителем и соисполнителями (при наличии) являются отделы, деятельность которых координирует Руководитель, организатор исполнения документа - заместитель Руководителя не указывается. Итоговый документ (ответ) в этом случае подписывается Руководителем или по его указанию заместителем Руководителя.

Допускается в качестве ответственного исполнителя в указание по исполнению документа включать начальника подведомственной инспекции.

4.1.6. Поручение должно быть сформулировано конкретно, лаконично и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "Для подготовки ответа", "Прошу принять участие" и т.п.).

Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с п. 5.4, а также исходя из содержания документа.

4.1.7. Если рассматриваемый документ не содержит указаний на необходимость определенных действий должностных лиц (носит информативный характер), то он направляется соответствующим отделам без указания сроков рассмотрения и комментариев к исполнению.

4.1.8. Начальник (или ответственный работник) подразделения ДОУ ежедневно докладывает Руководителю входящие документы с проектами указаний по исполнению.

4.1.9. После доклада Руководителю, с учетом внесенных им корректив, в СЭД-регион формируются окончательные указания по исполнению документов:

- для обращений граждан - в БД "Канцелярия ЗГ";

- для остальных документов, в том числе обращений организаций, - в БД "Канцелярия Руководителя".

Подписанные Руководителем указания по исполнению документов скрепляются с соответствующими документами и являются их неотъемлемой частью.

До исполнителей, поименованных в указаниях по исполнению документов, РК документов доводятся в электронной форме средствами СЭД-регион. Подлинники документов выдаются исполнителю, поименованному первым в указании по исполнению документа, для последующего формирования их в дела отделов вместе с итоговыми документами (ответами).

Документы на бумажном носителе, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также документы, не переведенные в вид электронных образов, выдаются исполнителям под расписку в реестрах, которые остаются в подразделении ДОУ.

4.1.10. Если из содержания документа следует, что он носит срочный характер, документ с проектом указания по исполнению документа немедленно направляется исполнителям, до доклада - Руководителю.

После доклада Руководителю в случае внесения им корректив в проект указания по исполнению документа документ повторно направляется исполнителям по СЭД с указанием текста "Взамен ранее разосланного" в поле "Краткое содержание".

4.1.11. Если по объективным причинам в подписанное Руководителем указание по исполнению документа необходимо внести изменения, то отдел - ответственный исполнитель направляет на рассмотрение Руководителю служебную записку, которая содержит мотивированное обоснование вносимых изменений. Служебная записка оформляется в соответствии с требованиями пункта 6.1, проект указания по исполнению документа к служебной записке должен быть завизирован начальником заинтересованного отдела.

В случае если заинтересованный отдел имеет возражения по данным предложениям, к служебной записке об изменении состава исполнителей прилагается обоснованное мнение этого отдела по указанному вопросу.

На основании принятого Руководителем решения по служебной записке, подразделение ДОУ корректирует в СЭД-регион и повторно направляет исполнителям указание по исполнению документа. На бумажном носителе скорректированное указание по исполнению документа Руководителем не переподписывается.