7. Порядок подготовки, согласования и подписания документов

7.1. Управление (Межрегиональная инспекция) для исполнения своих полномочий в сфере деятельности, установленной Положением об Управлении (Межрегиональной инспекции), издает приказы (распоряжения) по вопросам, отнесенным к его компетенции, подготавливает служебные письма, издает (утверждает) другие документы (протоколы, регламенты и т.д.).

В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Управление (Межрегиональная инспекция) по вопросам, отнесенным к его компетенции, издает документы совместно или по согласованию с другими органами государственной власти субъекта Российской Федерации.

7.2. Отделы Управления (Межрегиональной инспекции) разрабатывают проекты служебных документов в соответствии с их компетенцией, определенной положениями об отделах, либо в соответствии с поручениями руководства Управления (Межрегиональной инспекции). К документам прилагаются копии материалов, послуживших основанием для составления этих проектов.

7.3. Разработка служебных документов состоит из следующих этапов: сбор информации, подготовка и оформление проекта документа, согласование, утверждение.

7.4. Подготовка и оформление проектов служебных документов.

7.4.1. Если документ в соответствии с указанием по исполнению документа Руководителя или заместителей Руководителя исполняется несколькими подразделениями, отделы-соисполнители (в случае необходимости) представляют исполнителю, поименованному в указании по исполнению документа первым, необходимые материалы для подготовки проекта служебного письма не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения установленного срока исполнения документа.

7.4.2. Отдел - ответственный исполнитель оформляет проект служебного документа на основании собственных материалов, а также материалов, предоставленных отделами-соисполнителями.

Общие требования к оформлению служебного документа приведены в разделе 11.

Особенности оформления отдельных видов документов приведены в п. п. 7.4.3 - 7.4.4.

7.4.3. Особенности оформления приказов (распоряжений).

7.4.3.1. Приказами (распоряжениями) оформляются решения нормативного, распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Управления (Межрегиональной инспекции).

7.4.3.2. Положения (регламенты, инструкции, методические рекомендации и т.д.) разрабатываются отделами в соответствии с функциональными задачами и вводятся в действие путем издания приказа об их утверждении.

Положение готовится с целью установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции Управления (Межрегиональной инспекции).

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

7.4.3.3. Текст приказа (распоряжения) может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются отделы (начальники отделов), заместители Руководителя, подведомственные инспекции и председатели рабочих групп (комиссий).

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Если приказ (распоряжение) отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Признать утратившим силу...", далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа (распоряжения).

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами "Отменить..." и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

7.4.3.4. Приказы (распоряжения) должны разрабатываться с учетом необходимости совершенствования действующих актов Управления (Межрегиональной инспекции).

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Если в связи с разработкой проекта требуется внесение изменений или дополнений в другие акты Управления (Межрегиональной инспекции) (независимо от того, каким отделом они были подготовлены), следует одновременно подготовить проект новой редакции изменяемых или дополняемых пунктов этих нормативных актов.

7.4.3.5. Приказы подписываются только Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Распоряжения могут подписываться заместителями Руководителя в соответствии с их компетенцией.

7.4.4. Особенности оформления служебных писем.

7.4.4.1. Служебные письма готовятся отделами в качестве:

- ответов на запросы ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- ответов на запросы органов государственной власти субъектов Российской Федерации, юридических и физических лиц;

- информационных писем в адрес ЦА ФНС России, Управлений (Межрегиональных инспекций) и подведомственных инспекций;

- инициативных писем.

7.4.4.2. Руководителем подписываются служебные письма, направляемые: руководителю и заместителям руководителя ФНС России, руководителям органов государственной власти субъекта Российской Федерации, судебных, правоохранительных и контрольно-надзорных органов субъекта Российской Федерации, главным федеральным инспекторам в субъектах Российской Федерации, а также ответы на официальные запросы депутатов, направленные непосредственно в Управление (Межрегиональную инспекцию).

Перечисленные документы в исключительных случаях (отпуск, командировка Руководителя и т.п.) допускается направлять за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя.

7.4.4.3. Служебные письма, направляемые в вышеперечисленные органы власти без указания должностного лица (например, Минфин субъекта Российской Федерации), на имя заместителей руководителей или в адрес отделов, могут подписываться заместителями Руководителя.

Заместители Руководителя подписывают запросы и заключения в адрес структурных подразделений ЦА ФНС России в рамках установленной компетенции. Заместители Руководителя могут направлять запросы в подведомственные инспекции и давать им конкретные поручения по проверке поступающих жалоб и заявлений.

Заместителями Руководителя также подписываются служебные документы, направляемые органам местного самоуправления, в адрес организаций, должностных лиц и граждан, на запросы, поступившие в адрес заместителей Руководителя и в адрес отделов.

7.5. Согласование служебных документов.

7.5.1. Проект служебного документа, подготовленный по указанию по исполнению документа Руководителя (заместителя Руководителя), должен быть согласован (завизирован) всеми должностными лицами, поименованными в указании по исполнению документа.

Проекты инициативных служебных документов должны быть согласованы со всеми заинтересованными отделами.

7.5.2. Проект служебного письма могут не визировать начальники отделов-соисполнителей:

- чьи предложения были изложены в письменной форме и полностью учтены в проекте документа;

- которые направили соответствующее письмо (служебную записку) о том, что вопросы, изложенные в проекте служебного письма, не входят в их компетенцию.

Если вопросы, изложенные в проекте приказа (распоряжения), не входят в компетенцию согласующего отдела, вместо визы в листе согласования ставится пометка "согласования не требуется".

7.5.3. Согласование служебных документов оформляется визами в соответствии с п. 10.3.9. Служебные письма в адрес центрального аппарата и территориальных органов ФНС России, а также ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, подписываемые и отправляемые в электронной форме, согласовываются в СЭД-регион. В этом случае вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Проекты служебных документов визируются исполнителем и начальником отдела, подготовившими проект, затем заместителем Руководителя, координирующим деятельность данного отдела. Далее проекты служебных документов согласовываются со всеми заинтересованными отделами (визируются их начальниками) и заместителями Руководителя, координирующими их деятельность.

7.5.3.1. Проекты приказов (распоряжений), предусматривающие расходы финансовых средств, в обязательном порядке согласовываются с отделом, отвечающим за финансово-экономические вопросы.

7.5.3.2. Проекты приказов (распоряжений), требующие правовой экспертизы применения законодательства, согласовываются с отделом, отвечающим за юридические вопросы. В отдел, отвечающий за юридические вопросы, такие документы направляются после их согласования всеми заинтересованными отделами и координирующими их заместителями Руководителя, но до согласования с подразделением ДОУ.

7.5.3.3. Проекты приказов по личному составу Управления (Межрегиональной инспекции) и Инспекций, входящих в номенклатуру Управления (Межрегиональной инспекции), готовятся в отделе кадрового обеспечения и согласуются с руководством юридического и финансового отделов (при необходимости), отделами, заинтересованными в решении вопроса, а также с курирующими соответствующие отделы заместителями Руководителя.

7.5.3.4. Все готовящиеся проекты приказов (распоряжений) должны быть согласованы с подразделением ДОУ, которое осуществляет контроль за правильностью оформления документов. Проект документа подается в подразделение ДОУ для визирования в последнюю очередь.

7.5.4. Согласование служебных документов отделами должно осуществляться в следующие сроки:

- с пометкой "Срочно" ("Оперативно", "Незамедлительно") - в день получения документа на согласование;

- проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности, в том числе утверждающих положения, правила, инструкции, методические рекомендации, конкурсную документацию, - не более 5-ти рабочих дней;

- проектов приказов (распоряжений) по вопросам административно-хозяйственной деятельности, по кадровым вопросам (в том числе о командировках), государственных контрактов (договоров), заключаемых по результатам конкурсов на размещение заказов, - не более 2-х рабочих дней;

- остальных служебных документов - не более 3-х рабочих дней.

7.5.5. Ответственность за своевременное направление проектов служебных документов на согласование несет отдел-исполнитель, подготовивший проект.

При необходимости (например, по просьбе исполнителя) при приеме проекта служебного документа на согласование работник, ответственный за ведение делопроизводства согласующего отдела, проставляет на копии документа отметку о дате приема на согласование.

7.5.6. Если у рецензента есть замечания к проекту служебного документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой "с замечаниями" и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются отделом - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой "с замечаниями" без представления самих замечаний не допускается.

При полном учете замечаний, повторного визирования не требуется.

7.5.7. Проект служебного документа подлежит направлению на повторное согласование всем рецензентам в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на отдел, подготовивший проект данного документа.

7.5.8. Согласование считается завершенным только в том случае, если собраны все визы, с обязательным указанием дат визирования.

7.5.9. При завершении согласования документа, к которому имелись замечания, исполнитель на листе согласования (визовом экземпляре документа) пишет фразу:

- "Все замечания учтены", если учтены все замечания;

- "Замечания учтены, кроме...", если учтены не все замечания и заверяет ее личной подписью.

При несогласии с неучтенными замечаниями отдел - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в служебной записке, адресованной должностному лицу, принимающему окончательное решение по документу.

7.6. Подписание служебных документов <4>.

--------------------------------

<4> В подразделе предусмотрен порядок подписания исходящих документов, поступающих на подписание руководителю, заместителю руководителя только в бумажном виде. Допускается дополнение указанного порядка, при котором исходящие служебные письма поступают на подписание руководителю (заместителю руководителя) в электронной форме.

7.6.1. После завершения согласования документов в СЭД-регион создается РК документа.

Работник подразделения ДОУ подготавливает РК приказов, распоряжений, протоколов Коллегии, соглашений в базе данных "ОРД".

РК служебных писем создаются исполнителями в соответствующей БД "Канцелярия отдела". Если служебное письмо является ответом на входящий документ, то РК служебного письма в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

РК служебного документа (кроме документов с пометкой "Для служебного пользования") должна содержать файл документа (если служебный документ будет отправляться в бумажном виде или в виде электронного образа документа) или электронный документ, подписанный УКЭП (во всех остальных случаях).

Проекты приказов, распоряжений и приложения к ним распечатываются в одном экземпляре, за исключением документов, издаваемых совместно несколькими органами государственной власти. Последний лист приказа (распоряжения) распечатывается на оборотной стороне листа согласования. Для приказов и распоряжений на 1 листе допускается лист согласования оформлять отдельно (не на оборотной стороне документа).

Проекты служебных писем распечатываются:

в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, - если документы направляются на бумажном носителе и количество адресатов не более четырех;

в двух экземплярах - если один экземпляр направляется на бумажном носителе, а второй - в электронном;

в одном экземпляре - во всех остальных случаях.

7.6.2. Исполнитель передает оригинал проекта документа на бумажном носителе с листом согласования (для приказов, распоряжений) или визовым экземпляром (для служебных писем):

для подписания Руководителем - работнику подразделения ДОУ, который формирует документы для доклада;

для подписания заместителем Руководителя - в приемную заместителя Руководителя.

Работник, принявший документ на подпись, проверяет правильность оформления проекта документа и наличие необходимых согласующих виз.

Ответственность за соответствие листа согласования тексту представленного проекта документа, а также за правильное содержание самого документа возлагается на отдел, вносящий документ на подписание.

7.6.3. Для приказов (распоряжений) работник отдела, ответственный за подготовку документа, представляет в подразделение ДОУ лист рассылки документа (Приложение N 2). Подразделение ДОУ имеет право вносить в лист рассылки отделы и должностных лиц, которым приказ (распоряжение) должен быть доведен в обязательном порядке (например, отделу, которому в приказе дается поручение).

7.6.4. После подписания Руководителем (заместителем Руководителя) внесение исправлений в служебные документы запрещается.

7.6.5. РК служебных писем пересылаются в БД "Исходящие" для последующей регистрации в подразделении ДОУ.