8.1. Регистрация исходящих документов

8.1.1. Регистрацией документа является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания и отправления. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата составления. Дата документа оформляется в соответствии с п. 10.3.3.

Регистрация производится путем присвоения каждому документу регистрационного номера в соответствии с п. 10.3.4.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

8.1.2. Вся исходящая документация регистрируется подразделением ДОУ в СЭД-регион:

- приказы, распоряжения, протоколы Коллегии и совещаний, соглашения, - в БД "ОРД";

- служебные письма - в БД "Исходящие".

Исходящие документы регистрируются в день подписания или утверждения. Документы, подписанные или утвержденные за 30 минут до окончания рабочего дня, могут регистрироваться на следующий рабочий день.

8.1.3. Служебные письма принимаются к регистрации при наличии в СЭД-регион в БД "Исходящие" РК исходящего документа с вложенным файлом для всех документов, кроме документов с пометкой "Для служебного пользования".

8.1.3.1. При получении документа на бумажном носителе в подразделении ДОУ проверяется наличие подписи в документе, количество экземпляров документа для отправки, наличие РК документа в БД "Исходящие".

В случае неправильного оформления документ возвращается исполнителю, а РК отсылается в отдел-исполнитель с указанием причины отказа.

8.1.3.2. При поступлении в БД "Исходящие" РК документа проверяется наличие файла документа (если служебный документ будет отправляться в бумажном виде или в виде электронного образа документа) или электронного документа, подписанного УКЭП (во всех остальных случаях).

При выявлении ошибок РК возвращается на доработку в отдел, ответственный за документ.

8.1.4. После регистрации документа в СЭД-регион на документе на бумажном носителе регистрационный номер и дата переносятся на бланк в соответствии с расположением этих реквизитов.

Если документ подлежит отправке в виде электронного образа документа, выполняется сканирование документа на бумажном носителе и помещение его образа в РК.

8.1.5. Ответственность за своевременное представление на регистрацию исходящих документов и их РК несет исполнитель.

8.1.6. Ответственность за правильность оформления, наличие приложений и необходимых копий как при создании, визировании, так и при отправке документов несет исполнитель.