12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в отделах в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники отделов Управления (Межрегиональной инспекции).

До передачи документов работникам, ответственным за ведение делопроизводства, ответственность за их сохранность несут те работники, у которых они находятся или которым они переданы.

12.3.2. Работники хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

12.3.3. Все дела хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из нее), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел и год ведения.

12.3.4. Работник отдела, ответственный за ведение делопроизводства, должен иметь у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном отделе, и описи дел, сданных на хранение в архив Управления (Межрегиональной инспекции).

Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

12.3.5. Документы отдела могут выдаваться работником, ответственным за ведение делопроизводства, во временное пользование работникам Управления (Межрегиональной инспекции) под расписку на срок не более одного месяца.

12.3.6. Запрещается брать документы из дел отдела без уведомления начальника отдела.

12.3.7. Изъятие документов из дел, находящихся в оперативном хранении, производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением Руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа, фиксирующего причину выдачи подлинников.