13.2. Подготовка и передача документов в архив Управления (Межрегиональной инспекции)

13.2.1. Дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) по описям дел. Передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками отделов и утвержденному руководителем подразделения ДОУ.

13.2.2. Вопрос о передаче дел временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или об их хранении в отделах, с последующим уничтожением в установленном порядке, решается по усмотрению руководства Управления (Межрегиональной инспекции).

13.2.3. В период подготовки дел отделом к передаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции) работником архива (или лицом, ответственным за ведение архива) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Управления (Межрегиональной инспекции). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отдела обязаны устранить.

13.2.4. Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Управления (Межрегиональной инспекции), в присутствии работника, ответственного за ведение делопроизводства соответствующего отдела. При этом на обоих экземплярах описи, против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и работника, ответственного за ведение делопроизводства, передавшего дела.

13.2.5. В случае ликвидации или реорганизации отдела или его части, работник данного отдела, ответственный за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления (Межрегиональной инспекции) или правопреемникам, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13.2.6. Дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу, подлежащие сдаче в архив Управления (Межрегиональной инспекции), оформляются следующим образом: документы освобождаются от скрепок, вынимаются копии документов, страницы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа, заполняется лист-заверитель, оформляется титульный лист, составляется опись в двух экземплярах (Приложение N 15).

Опись дел отдела подписывается начальником отдела.

13.2.7. После передачи дел работник отдела, ответственный за ведение делопроизводства, и ответственный работник архива Управления (Межрегиональной инспекции) подписывают опись о сдаче и приеме дел.

Первый экземпляр подписанной описи передается в архив Управления (Межрегиональной инспекции), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.