4.3. Порядок подготовки и оформления указаний по исполнению входящих документов в приемных начальников отделов

4.3.1. Документы, поступающие в отделы, подразделяются на входящие документы; внутренние документы (служебные записки); документы, содержащие поручения Руководителя; документы, содержащие поручения заместителя Руководителя; приказы и распоряжения.

Входящие документы, подлежащие направлению непосредственно в отделы, в соответствии с п. 2.6 после первичной обработки в подразделении ДОУ регистрируются в СЭД-регион, и их РК направляются в БД "Канцелярия отдела". Документы на бумажном носителе передаются из подразделения ДОУ работнику, ответственному за ведение делопроизводства отдела, под расписку в реестре.

Внутренние документы, подготовленные в соответствии с п. 6.3, поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр служебной записки на бумажном носителе передается исполнителем работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства.

Документы, содержащие поручения Руководителя, приказы и распоряжения поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием Руководителя по исполнению документа работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в подразделении ДОУ.

Документы, содержащие поручения заместителя Руководителя, поступают по СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" в форме РК. При необходимости экземпляр документа на бумажном носителе с указанием по исполнению документа заместителя Руководителя работник, ответственный за ведение делопроизводства в отделе, получает в приемной заместителя Руководителя.

4.3.2. Все входящие документы должны рассматриваться начальниками отделов в день поступления или на следующий рабочий день.

В случае ошибочного направления документов в отдел они в тот же день (или в первой половине следующего рабочего дня) должны возвращаться с соответствующей пометкой в подразделение ДОУ для переадресования в надлежащий отдел Управления (Межрегиональной инспекции).

4.3.3. Начальники отделов рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего возвращают документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в отделе.

Не допускается передача документов непосредственным исполнителям минуя работника, ответственного за ведение делопроизводства в отделе.

Работник, ответственный за ведение делопроизводства, формирует средствами СЭД-регион указания по исполнению документа (поручения) начальника отдела, в которых фиксирует фамилии исполнителей, сроки исполнения и незамедлительно направляет их непосредственным исполнителям по СЭД-регион.

4.3.4. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

по входящей документации - в соответствии с п. 5.4;

по внутренней документации - по возможности в срок, указанный в документе, а при отсутствии конкретной даты - в срок не более месяца.