13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении (Межрегиональной инспекции) создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

13.1.2. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое согласуется с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и утверждается Руководителем.

13.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дел по личному составу; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых документов или перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, и номенклатуры дел Управления (Межрегиональной инспекции) путем полистного просмотра дел.

13.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.5. Описи на дела постоянного хранения, на дела временного (свыше 10 лет) хранения и на дела по личному составу составляются отдельно. Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив (или лица, ответственные за ведение архива) Управления (Межрегиональной инспекции) и по которой дела сдаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы (приложение N 16, 16.1, 16.2).

13.1.6. Описи дел отделов составляются по установленной форме (Приложение N 15) и представляются в архив Управления (Межрегиональной инспекции) через два года после завершения дел в делопроизводстве.

13.1.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок каждого дела;

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отделам Управления (Межрегиональной инспекции) со ссылкой на соответствующий акт.

13.1.8. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

13.1.9. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 17) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК. Согласованные ЭК акты утверждаются Руководителем только после утверждения (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела описей дел постоянного хранения <5>. После этого дела, включенные в данные акты, уничтожаются в соответствии с установленным порядком.

--------------------------------

<6> В исключительных случаях, если уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела отказывается от сотрудничества с федеральным органом исполнительной власти (отсутствует договор об отношениях и сотрудничестве), допускается утверждение руководителем Управления (Межрегиональной инспекции) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и согласование описей дел по личному составу, после согласованиях их с ЦЭК Управления (Межрегиональной инспекции).

13.1.10. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего Управления (Межрегиональной инспекции). Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела Управления (Межрегиональной инспекции).

13.1.11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) устанавливаются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

13.1.12. Документы постоянного хранения находятся в архиве Управления (Межрегиональной инспекции) в течение 15 лет, а по истечении этого времени передаются в соответствующий государственный архив в установленном порядке.