2.1. Прием и обработка документов, поступающих почтовой и фельдъегерской связью

2.1.1. Все документы на бумажных носителях в течение рабочего дня поступают в подразделение ДОУ.

Документы, передаваемые нарочными непосредственно руководству Управления (Межрегиональной инспекции), а также начальникам отделов, подлежат передаче в этот же рабочий день в подразделение ДОУ для их регистрации.

Документы, поступившие по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются ответственным дежурным по Управлению (Межрегиональной инспекции). Факт доставки документов регистрируется ответственным дежурным в специальном журнале. При получении пакетов с надписью "Весьма срочно", "Вручить немедленно", "Срочно" ответственный дежурный докладывает об этом руководителю подразделения ДОУ по телефону для принятия решения.

2.1.2. При приеме входящих документов в подразделении ДОУ проверяется:

- правильность доставки документации по адресу. Ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю;

- целостность упаковки. При нарушении целостности упаковки должностное лицо, доставившее почту, указывает на упаковке - "Поступило в поврежденном виде", заверяет своей подписью с расшифровкой и датой. В этом случае почтовое отправление направляется на рассмотрение с упаковкой.

Входящие документы вскрываются в подразделении ДОУ. Подсчет числа страниц не производится. При отсутствии приложений на документе проставляется штамп "Получено без приложений" <1>.

--------------------------------

<1> Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Конверты с надписью "Лично" вскрываются адресатом отправления. Конверты для конкурсной комиссии Управления (Межрегиональной инспекции) с надписью "Не вскрывать" вскрываются непосредственно на заседании конкурсной комиссии.

2.1.3. Если документ представляется заявителем лично (через представителя), в подразделении ДОУ проверяется комплектность документации, в том числе наличие указанных в документах приложений без подсчета страниц. При неполном комплекте документ принимается только при наличии соответствующей отметки с подтверждающей подписью заявителя (его представителя).

По просьбе заявителя (его представителя) на представленной им копии документа проставляется отметка о приеме документа, содержащая текущую дату (по требованию - текущее время) и подпись работника подразделения ДОУ. При неполном комплекте дополнительно проставляется соответствующая отметка с подтверждающей подписью работника подразделения ДОУ.

2.1.4. Запросы отправителю о предоставлении отсутствующих или недостающих документов направляются работниками соответствующих отделов Управления (Межрегиональной инспекции) - исполнителями документов.

При необходимости составляется соответствующий акт (Приложение 19) в двух экземплярах, подписанный работниками подразделения ДОУ и отдела, назначенного исполнителем (далее - отдела-исполнителя). Один экземпляр направляется заявителю, другой подшивается в дело в подразделении ДОУ.

2.1.5. Конверты от входящей документации сохраняются и прилагаются к документам:

- если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного материала;

- если в документе нет адреса отправителя, соответствующих реквизитов (номер, дата);

- если дата, проставленная на документе, расходится с датой в почтовом штемпеле на конверте более чем на 20 календарных дней;

- к обращениям граждан, а также запросам о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции);

- к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

- к документам (заявлениям) налогоплательщика о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения.

Остальные конверты от входящей документации подлежат уничтожению.

2.1.6. Для документа на бумажном носителе в СЭД-регион создается РК, в которой заполняются поля: "От кого", "Исходящий N ", "Дата исходящего" и при необходимости "Краткое содержание".

Документы на бумажном носителе могут переводиться в электронные образы (сканироваться), которые помещаются в РК в поле "Документ". Объем сканирования определяется служебной необходимостью, квалификацией персонала и техническими возможностями имеющейся аппаратуры. Не подлежат внесению в СЭД-регион документы с пометкой "Для служебного пользования", а также отдельные документы по указанию Руководителя.

2.1.7. По документам на бумажном носителе, направленным из центрального аппарата ФНС России (далее - ЦА ФНС России), Управлений, Межрегиональных инспекций и инспекций, от отправителя в БД "Канцелярия экспедиции" автоматически поступают РК с уже заполненными полями. В случае, если РК документов поступили в СЭД, а документы на бумажном носителе в течение 30 дней не были доставлены, то их РК не регистрируются, а автоматически возвращаются отправителю с комментарием "Истек срок ожидания документа на бумажном носителе".

Поступившие из ЦА ФНС России, Управления, Межрегиональных инспекций или инспекций РК писем с приложением обращений граждан, а также запросов граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности Управления (Межрегиональной инспекции) из БД "Канцелярия экспедиции" перенаправляются в БД "Канцелярия ЗГ".