12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Исполненные документы формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

12.2.2. Дела Управления (Межрегиональной инспекции) формируются, как правило, децентрализованно, то есть в отделах Управления (Межрегиональной инспекции). Формированием дел занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства в отделах.

12.2.3. Исполненные документы должны формироваться в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- документы совещаний группируются в два дела: протоколы, решения; и документы к совещаниям;

- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;

- приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.