6.3. Переписка между отделами

6.3.1. Обмен внутренними документами между отделами (кроме перечисленных в п. 6.3.5) производится только в электронной форме с использованием СЭД-регион.

6.3.2. Для этого исполнитель в СЭД-регион в БД "Канцелярия отдела" создает РК, в которую вкладывает документ в электронной форме.

В поле "Кому" на закладке "Лист рассылки" выбираются отделы, в которые направляется документ. При необходимости документ может направляться и в отделы, и в приемные заместителей Руководителя.

Если исходящий документ является ответом на входящий, то РК исходящего документа в обязательном порядке должна быть связана с РК входящего документа.

6.3.3. Согласование внутреннего документа всеми заинтересованными работниками отдела выполняется в СЭД-регион. Вся информация о ходе и результатах согласования хранится в РК исходящего документа.

Согласованный документ исполнитель средствами СЭД-регион направляет на утверждение начальнику отдела.

Допускается направлять документы на утверждение заместителю начальника отдела, если ему делегировано право подписи внутренних документов (части внутренних документов) начальником отдела.

6.3.4. После утверждения документа работник, ответственный за ведение делопроизводства, регистрирует РК и отправляет в БД "Канцелярия отдела", в который направляется документ.

6.3.5. Внутренние документы по кадровым и финансовым вопросам, документы с пометкой "Для служебного пользования", документы, у которых отсутствуют приложения в электронной форме, согласовываются, подписываются и передаются работнику отдела, ответственному за ведение делопроизводства, которому направляется документ.

В этом случае создание РК (без вложения электронного образа документа), ее регистрация и отправка по СЭД обязательны.