Пояснительная записка по заполнению налоговой карточки по учету доходов и подоходного налога

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ПО ЗАПОЛНЕНИЮ НАЛОГОВОЙ КАРТОЧКИ ПО УЧЕТУ ДОХОДОВ

И ПОДОХОДНОГО НАЛОГА

В Налоговой карточке по учету доходов и подоходного налога (далее Налоговая карточка) отражаются сведения об источнике выплаты доходов и о получателе доходов, также производится учет вычетов, видов доходов, совокупного дохода по месяцам, расчет подоходного налога.

При заполнении Налоговой карточки все суммы отражаются в рублях и копейках, кроме сумм облагаемого дохода и сумм подоходного налога, которые указываются в рублях.

В Налоговой карточке должно быть указано, о доходах какого отчетного года она заполняется, например: "Налоговая карточка по учету доходов и подоходного налога за 1999 год".

Налоговые карточки заполняются источниками выплаты доходов, подлежащих обложению подоходным налогом, включая и те доходы, по которым установлены скидки (расходы). К источникам выплаты доходов относятся организации и индивидуальные предприниматели, включая физических лиц, занимающихся нотариальной деятельностью.

Раздел 1 "Сведения об источнике дохода"

В разделе 1 "Сведения об источнике дохода" отражается необходимая информация об источнике дохода:

в пункте 1.1 "ИНН" указывается идентификационный номер источника дохода, т.е. организации или индивидуального предпринимателя;

в пункте 1.2 "Наименование (Ф.И.О. физического лица работодателя)" указывается полное наименование организации или Фамилия, Имя, Отчество индивидуального предпринимателя, которым ведется Налоговая карточка.

Физическое лицо, зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя и являющееся работодателем, указывает свою фамилию, имя, отчество полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в пункте 1.3 "Ответственный за ведение налоговой карточки" указываются должность, Фамилия, Имя и Отчество лица, на которое возложена ответственность за ведение данной Налоговой карточки, и ставится подпись этого лица.

Раздел 2 "Сведения о получателе дохода"

В разделе 2 "Сведения о получателе дохода" отражается необходимая информация о получателе дохода:

в пункте 2.1 "ИНН" указывается двенадцатизначный цифровой код налогоплательщика - физического лица (если он имеется), который проставляется из документа, подтверждающего постановку данного физического лица на учет в государственной налоговой инспекции.

Этот пункт заполняется обязательно в случае, когда физическому лицу выплачивается доход, налогообложение которого осуществляется налоговым органом, и подоходный налог источником выплаты не удерживается;

в пункте 2.2 "Код ГНИ" - указывается номер государственной налоговой инспекции, содержащийся в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на налоговый учет в государственной налоговой инспекции. В том случае, если физическое лицо не прошло процедуру постановки на налоговый учет в государственной налоговой инспекции по месту постоянного жительства, в этом поле указывается номер государственной налоговой инспекции, к которой относится адрес постоянного места жительства физического лица - получателя дохода, если этот номер известен и документально подтверждается физическим лицом;

в пункте 2.3 "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество получателя дохода без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность;

в пункте 2.4 "Вид документа, удостоверяющего личность" указывается наименование документа, удостоверяющего личность физического лица, а также код соответствующего вида документа, который выбирается из справочника 1 Приложения N 9 к настоящей Инструкции;

в пункте 2.5 "Серия, номер документа" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, соответственно серия и номер документа, знак N не проставляется. Если в документе отсутствует серия, то указывается только номер;

в пункте 2.6 "Дата рождения" - указывается дата рождения (число, месяц, год);

в пункте 2.7 "Адрес постоянного места жительства" указывается полный адрес постоянного места жительства на основании документа, удостоверяющего личность, либо иного документа, подтверждающего адрес постоянного места жительства физического лица.

Написание адреса постоянного места жительства осуществляется в следующей последовательности: Код страны; Индекс; Код региона; Район; Город; Населенный пункт (село, поселок и т.п.); Улица (проспект, переулок и т.п.); дом, корпус, квартира.

"Код страны" - указывается код страны постоянного проживания физических лиц - нерезидентов. Код проставляется в соответствии со справочником из Общероссийского Классификатора Стран Мира (ОКСМ), введенного в действие Постановлением Госстандарта от 27.12.95 N 641.

"Код региона" - указывается код региона (республики, края, области, округа), на территории которого физическое лицо имеет постоянное место жительства. Код выбирается из справочника N 5, приведенного в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Правила заполнения элементов адреса постоянного места жительства приведены в приложении N 3 "Порядок заполнения Справки о доходах физического лица" к настоящей Инструкции.

Если получатель дохода - физическое лицо прошло процедуру постановки на налоговый учет в государственной налоговой инспекции и имеет документ, подтверждающий показатели "ИНН" и "Код ГНИ", то в таком случае значения полей 2.4, 2.5, 2.6, 2.7 настоящего раздела могут не заполняться;

в пункте 2.8 "Статус" проставляется цифра 1, если налогоплательщик является резидентом, и цифра 2 - если не является резидентом;

в пункте 2.9 "Место работы" следует указать, по какому месту работы получен доход: по основному проставляется цифра 1, а по не основному - цифра 2.

К доходам, полученным по месту основной работы (службы, учебы), относятся доходы, полученные физическим лицом, состоящим в трудовых и приравненных к ним отношениях с организацией (где ведется трудовая книжка) и индивидуальным предпринимателем (включая лиц, занимающихся нотариальной деятельностью).

К доходам, полученным не по месту основной работы, относятся любые доходы, получаемые физическими лицами наряду с доходами по месту основной работы (службы, учебы) от других организаций и индивидуальных предпринимателей (включая лиц, занимающихся нотариальной деятельностью), а также в тех случаях, когда физическое лицо не имеет постоянного места работы;

в пункте 2.10 "Реквизиты документа, подтверждающего основание для неудержания налога" указываются реквизиты документа, подтверждающего право на льготы по налогу, а также постановку этого физического лица на учет в налоговом органе;

в пункте 2.11 "Занимаемая должность" указывается занимаемая должность и дата назначения на эту должность;

в пункте 2.12 "Сведения о доходе, полученном по предыдущему месту основной работы" - указывается период получения дохода по прежнему месту основной работы, N и дата Справки о доходах за отчетный календарный год, в которой отражены сведения, необходимые для налогообложения в случае смены места основной работы в течение этого года, и принятые для учета совокупного годового дохода и удержания налога с общего дохода, полученного с начала года.

По строке "Налогооблагаемый период" - отмечаются месяцы отчетного календарного года, за которые физическим лицом получен доход от этого источника выплаты (зачеркиваются клетки нужных месяцев).

Тем организациям, в которых не обеспечивается своевременная выплата начисленной заработной платы, налогооблагаемый период следует определять из расчета тех месяцев, за которые выплачивается начисленная заработная плата отчетного календарного года. В тех случаях, когда производится выплата невыплаченной заработной платы за месяцы предшествующего календарного года в текущем календарном году, а также когда в одном месяце текущего календарного года выплачивается заработная плата за несколько месяцев текущего календарного года, то в данном поле отмечаются те месяцы, в течение которых физическое лицо проработало в этой организации в текущем календарном году.

Раздел 3 "Вычеты из дохода, установленные законом"

В разделе 3 "Вычеты из доходов, установленные законом" ведется учет вычетов, на которые физическое лицо в соответствии с законом имеет право и предъявило в качестве основания для уменьшения дохода соответствующие документы.

В пункте 3.1 "Учет примененных сумм вычетов" ведется учет полагающихся вычетов по каждому месяцу.

Каждый вид вычета проставляется в отдельной строке в форме кода, который выбирается из справочника 4 Приложения N 9 к настоящей Инструкции. Соответствующая сумма примененного вычета проставляется за месяц в каждой строке. В последних двух строках таблицы подсчитываются итоговые суммы по всем видам вычетов за каждый месяц и с начала года.

Сумма вычета характеризует сумму, на которую для целей налогообложения следует уменьшить общую сумму дохода.

В поле "Сумма вычета" отражается сумма вычета в установленном законом размере.

Рассмотрим на следующих примерах.

Пример 1. Гражданин К. работает на предприятии, которое является его основным местом работы. Он имеет право на уменьшение полученного дохода на сумму, соответствующую 30 тыс. руб., поскольку является "чернобыльцем". У него на иждивении находится жена, которая не имеет источников дохода. Заработную плату он получает ежемесячно по 500 руб. Ежемесячные вычеты на иждивенца предоставляются в размере 166 руб. 98 коп., необлагаемый минимум дохода - 30000 руб. В апреле он уволился с предприятия.

В таблице вычеты будут отражены следующим образом:

Пример 2. Гражданин Н. работает по трудовому договору на предприятии. Имеет двоих детей в возрасте 12 и 10 лет. Размер минимальной месячной оплаты труда в 1999 году 83 руб. 49 коп. В 1999 году ему выплачена заработная плата - 48000 рублей и оказана материальная помощь - 700 рублей. Совокупный доход за 1999 год за минусом необлагаемого размера материальной помощи - 48000 рублей, в том числе по месяцам: январь - 2000; февраль 3000; март - 3000; апрель - 4000; май - 4000; июнь - 4000; июль - 4000; август - 4000; сентябрь - 5000; октябрь - 5000; ноябрь - 5000; декабрь - 5000. Размеры вычетов, установленные законом за указанный период, составляют:

отчисления в Пенсионный фонд - 487 руб.;

необлагаемый минимум - за январь - март 500 руб. 94 коп. (83.49 х 2 х 3), за апрель - август 417 руб. 45 коп. (83.49 х 5);

вычеты на двух детей - за январь - март 1001 руб. 88 коп. (83.49 х 2 х 2 х 3), за апрель - август 834 руб. 90 коп. (83.49 х 2 х 5).

Таким образом, в данном разделе отражается:

В пункте 3.2 "Право на вычеты" указываются основания для предоставления вычетов, предусмотренных законом.

При этом в подпункте 3.2.4 отражаются общие суммы расходов на новое строительство или приобретение жилого дома, или квартиры, или садового домика, или дачи, а также суммы таких расходов, принятые к зачету в этом отчетном году.

В поле "Наименование и адрес объекта, по которому произведен вычет по новому строительству или приобретению жилья" отражается наименование объекта (дома, дачи, садового домика, квартиры), по которому физическому лицу предоставлен вычет расходов на новое строительство или приобретение такого объекта, а также полный адрес с указанием наименования садоводческого товарищества (дачного кооператива), номера дачного или садового участка, на котором ведется строительство или располагается приобретенный объект.

Раздел 4 "Учет доходов"

В разделе 4 "Учет доходов" отражаются сведения о полученных доходах за каждый месяц. При этом если в организации не допускается задержка выплаты заработной платы, то плановая заработная плата за месяц, выплачиваемая в установленные сроки в следующем месяце, отражается в поле того месяца, за который она начислена. Например, заработная плата за январь 1999 года, выплаченная в феврале 1999 года, отражается в графе "январь". Если выплата заработной платы производится несвоевременно или выплата зарплаты осуществляется одновременно за несколько месяцев, то сумма зарплаты указывается в том месяце, когда производится выплата зарплаты.

Код дохода выбирается из справочника 2, код скидки (расхода) - из справочника 3, которые приведены в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

В этом разделе учитываются все доходы, подлежащие обложению подоходным налогом:

в поле 4.1 ведется учет доходов, полностью включаемых в совокупный годовой доход, т.е. те доходы, по которым не предусмотрено исключение скидок (расходов);

в поле 4.2 ведется учет доходов, по которым установлены скидки (расходы). В строках 8, 9, 10, 11, 12 отражается вся сумма дохода без исключения скидок и расходов, а в строках 8.1, 9.1, 10.1, 11.1, 12.1 отражается сумма скидки (расхода), на которую следует уменьшить сумму данного дохода для целей налогообложения. Например, при выплате материальной помощи в размере 2000 рублей размер скидки составит 1001 руб. 88 коп. Если сумма данного дохода будет меньше размера скидки (расхода), отражается сумма скидки (расхода) в размере этого дохода. Например, при выплате материальной помощи в сумме 700 рублей сумму скидки следует указать в размере 700 рублей;

в поле 4.3 ведется учет иных доходов, например доходов от предпринимательской и иной деятельности, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами;

в поле 4.4 отражается общая сумма совокупного годового дохода с учетом общей суммы доходов, по которым установлены скидки (расходы);

в поле 4.5 отражается общая сумма скидок (расходов), подлежащая исключению из совокупного годового дохода;

в поле 4.6 отражается сумма коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями;

в поле 4.7 отражается сумма материальной выгоды по вкладам;

в поле 4.8 отражается материальная выгода по страховым выплатам;

в поле 4.9 отражается совокупный доход по месяцам, который рассчитывается следующим образом п. 4.4 - п. 4.5 + п. 4.6 + п. 4.7 + п. 4.8 = п. 4.9.

Раздел 5 "Расчет облагаемого дохода и суммы подоходного налога"

В разделе 5 осуществляется расчет облагаемого дохода и исчисляются суммы подоходного налога с:

а) совокупного годового дохода;

б) суммы коэффициентов и надбавок за стаж работы, выплачиваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в высокогорных, пустынных и безводных районах и других местностях с тяжелыми климатическими условиями;

в) суммы материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам.

Рассмотрим порядок проведения налогового расчета на примере. Гражданин К. работает на предприятии, которое является его основным местом работы. Он имеет право на уменьшение полученного дохода на сумму, соответствующую 30 тыс. руб., поскольку является "чернобыльцем". У него на иждивении находится жена, которая не имеет источников дохода. Заработную плату он получает ежемесячно по 500 руб. Ежемесячные вычеты на иждивенца предоставляются в размере 166 руб. 98 коп., необлагаемый минимум дохода - 30000 руб. В марте он увольняется с предприятия.

В таблице вычеты будут отражены следующим образом:

В поле "Совокупный годовой доход" раздела 5 соответственно будет отражено:

Таким образом, в разделе 5 в поле "Совокупный годовой доход" сумма вычетов не должна превышать сумму совокупного годового дохода, а в поле "Коэффициенты и надбавки" сумма вычетов не должна превышать общую сумму коэффициентов и надбавок.

Раздел 6 "Расчет суммы материальной выгоды по вкладам и страховым выплатам"

В этом разделе производится расчет сумм материальной выгоды при получении процентов по вкладам в банках, открытым в рублях под проценты свыше ставки рефинансирования Банка России, в иностранной валюте - под проценты свыше 15, и страховых выплат.

Раздел 7 "Итоговый расчет суммы подоходного налога"

В этом разделе ведется расчет общей суммы подоходного налога в федеральный бюджет; в бюджеты субъектов Российской Федерации; долг по налогу (+, -). При этом излишне уплаченная физическим лицом сумма налога отражается со знаком "+", а недоплата налога отражается со знаком "-".

Раздел 8 "Информация о представлении Справки о доходах физического лица"

В этом разделе отражается, когда и за каким номером Справка о доходах представлена в государственную налоговую инспекцию, а также выдана непосредственно самому получателю дохода - физическому лицу.

Раздел 9 "Правильность заполнения налоговой карточки проверена"

В этом разделе осуществляются отметки о проверке должностными лицами организации порядка ведения и правильности заполнения налоговой карточки: указывается дата проверки, должность, Фамилия, Имя, Отчество проверяющего, ставится подпись должностного лица.