Прием-передача архивных документов при назначении, смене руководителя архива

Прием-передача архивных документов при назначении,

смене руководителя архива

208. При назначении, смене руководителя архива прием-передача архивных документов и справочного материала к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи при смене руководителя архива (приложение N 49).

К акту приема-передачи прилагаются заверенные копии актов о проведенной проверке наличия и состояния архивных дел, документов.

209. Для приема-передачи дел руководителя архива приказом ФСИН России, территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России создается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель подразделения делопроизводства центрального аппарата ФСИН России, территориального органа или образовательного учреждения ФСИН России.

210. При приеме-передаче дел проверяется наличие и состояние:

архивных дел, документов, в том числе особо ценных дел и страховых копий особо ценных дел;

учетных архивных документов и справочного аппарата к архивным документам (паспорта архива, описей, листов фондов и карточек фондов, книг (журналов) поступлений и выбытия архивных документов, справочных карточек);

печатей и штампов архива (при их наличии);

противопожарного и охранного оборудования.

Также проверяются условия хранения архивных документов.

211. В случае выявления при приеме-передаче отсутствия архивных документов руководитель архива немедленно докладывает об этом руководителю учреждения или органа ФСИН России и принимает меры к розыску.

212. Недостача архивных документов, выявленная по результатам проверки, отражается в акте приема-передачи при смене руководителя архива.

Согласовано

Руководитель Федерального

архивного агентства

В.П.КОЗЛОВ

29 апреля 2008 года