Создание страхового фонда и фонда пользования

73. Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных архивных документов (далее - страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных и особо ценных документов в специальных архивохранилищах.

74. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

75. На особо ценные и уникальные документы учреждения или органа ФСИН России должны создаваться страховые копии (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ.

76. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

77. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководителем архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. После окончания работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

78. Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования), создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

79. Создание, проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами Росархива.