Указатели и обзоры

169. Указатели (архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров).

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Указатели подразделяются на:

межфондовые, внутрифондовые, межархивные;

по форме - электронные, листовые или карточные;

по структуре рубрик - глухие (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированные (предметные понятия сопровождаются пояснениями);

по группировке понятий внутри указателей - алфавитные, систематические, хронологические.

Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к архивным документам (с просмотром единиц хранения).

Основными видами указателей являются предметный (его разновидности - тематический, именной, географический) и хронологический.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.

Указатели к архивным документам могут составляться на архивные документы одной описи, нескольких описей архивного фонда, целого архивного фонда, нескольких архивных фондов.

Указатели к описям составляются в тех случаях, когда имеется много небольших по объему описей, описи имеют сложную структуру, документы архивных дел содержат многостороннюю информацию и поиск необходимых сведений более удобен по указателям, чем по описям.

Указатели к описям составляются, как правило, по заголовкам архивных дел, без просмотра документов.

В конце соответствующих описей производится отметка о наличии указателей к ним.

Описательная статья любого вида указателя состоит из предметного понятия (рубрики) и поисковых данных. В зависимости от названия указателя рубрика может быть:

простой (не имеет подрубрик);

сложной (имеет подрубрику или определение понятия).

Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают:

порядковые номера единиц хранения;

поисковые данные к единицам хранения нескольких архивных фондов одного архива, эти данные дополняются номерами описей, архивных фондов.

Тематический указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления. Наименования рубрик в нем приводятся в именительном падеже.

Предметный указатель включает понятия, которые представляют собой исторические факты и явления.

Общий предметный указатель включает разнородные понятия и по структуре рубрик может быть только глухим.

Специальный предметный указатель включает однородные понятия (виды документов, фамилии авторов, названия учреждений и органов ФСИН России, их структурных частей и т.п.) и может быть глухим или аннотированным.

В предметном указателе к описи наименования предметов (вопросов) располагаются в пределах каждой рубрики в алфавитном порядке с указанием поисковых данных документов - номера архивного фонда (для межфондового указателя), номера описи, номера архивного дела и, при необходимости, номеров листов.

В именном указателе к описи фамилии, имена, отчества (разночтения, псевдонимы, прозвища и клички), биографические справки, о которых имеются архивные документы, располагаются в алфавитном порядке с указанием поисковых данных этих архивных документов.

Если в написании фамилии одного лица имеются разночтения в разных документах или местах текста одного документа, каждое написание фамилии приводится в указателе в соответствующем алфавитном порядке с указанием поисковых данных документов и ссылкой в скобках на другое написание фамилии: "См. также ...". При необходимости в именном указателе даются пояснения.

Обобщающие понятия или административно-территориальные наименования вносятся в указатель без пояснения.

Хронологический указатель состоит из рубрик, включающих даты исторических событий, явлений и фактов или даты архивных документов, расположенных в хронологическом порядке.

В указателе применяется система общих ("см.") и частных ("см. также") отсылок, с помощью которых устанавливается связь между тождественными понятиями.

К каталогам могут составляться предметные и другие указатели. В предметном указателе предмет (вопрос) имеет ссылку на соответствующий раздел, подраздел, индекс, рубрику каталога. Аналогичным образом составляются другие указатели к каталогам.

Предметные и именные указатели к документам дел составляются с просмотром соответствующих дел и включают более подробную информацию о содержащихся в документах сведениях в алфавитном порядке (по наименованию вопросов или фамилиям, именам, отчествам) с поисковыми данными, чем указатели к описям. Степень полноты описания архивных документов определяется целевым назначением указателя, составом и содержанием архивных документов.

Указатели к архивным справочникам могут быть тех же видов и иметь ту же структуру, но в поисковых данных ссылки даются на страницы или разделы (для каталогов) справочника.

Указатели печатаются в необходимом количестве экземпляров и хранятся вместе с соответствующими описями или в специально выделенном для них месте отдельно от архивных дел и каталогов.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

170. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Объектом описания для обзора архивного фонда является архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа), единица хранения/единица учета одного архивного фонда.

Объектом описания для тематического обзора по документам архива является архивный документ (группа архивных документов, часть архивного документа) единица хранения/единица учета одного архивного фонда (части архивного фонда, группы архивных фондов) по определенной теме.

Обзор архивного фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе архивного фонда и/или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации об архивных документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов архивных документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору.

Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения/единиц учета, архивных документов и справочного аппарата.

В аннотации излагается содержание группы единиц хранения/единиц учета, архивных документов, указываются основные разновидности архивных документов, их авторы, хронологические рамки, подлинность, поисковые данные.

В обзоре архивного фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения/единиц учета, листов единицы хранения; в межфондовом тематическом обзоре поисковые данные дополняются номерами архивных фондов.

В состав справочного аппарата к обзору архивных документов включаются:

титульный лист с названием обзора;

оглавление с перечислением разделов и подразделов обзора;

предисловие с изложением кратких сведений по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя;

список используемых сокращений;

список указателей к архивным делам, архивным документам, упомянутым в обзоре;

список фондов, информация об архивных документах которых включена в обзор (для тематических обзоров).

В предисловии к обзору излагаются сведения по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и истории архивного фонда, структуре обзора, составу справочного аппарата.

Характеристика архивных документов в обзоре излагается в виде аннотаций на группы однородных или близких по содержанию архивных документов, в которых указываются: разновидность, автор, краткое содержание, крайние даты, подлинность и объем архивных документов. Аннотация на группу архивных документов может дополняться индивидуальной характеристикой отдельных наиболее важных по содержанию и значению архивных документов с указанием степени подробности содержащихся в них сведений о конкретных фактах и событиях; цитирование архивных документов при этом не рекомендуется.

К каждой аннотации на группу архивных документов помещаются поисковые данные этих архивных документов, состоящие из номеров архивных фондов, описей, и, при необходимости, листов.

Аннотации на группы архивных документов с поисковыми данными располагаются в обзоре по одному или нескольким последовательно применяемым признакам:

по темам, подтемам и вопросам;

по функциям учреждения или органа ФСИН России фондообразователя;

по структурным подразделениям учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя;

в хронологической последовательности.

В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой (функциональный), предметно-тематический, географический, хронологический и другие признаки.