Сроки выдачи и оформление выдачи архивных документов

67. Архивные документы выдаются из архивохранилищ на срок:

до одного месяца - пользователям в читальный зал и государственным служащим, работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Выдача архивных документов из архивохранилищ для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.

Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководителя архива.

68. Выдача архивных документов из архивохранилищ регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи.

Выдача архивных документов из архивохранилищ оформляются заказом (требованием) (приложение N 14) на выдачу дел и регистрируются в книге (журнале) выдачи архивных документов (приложение N 15), в которой государственный служащий, работник учреждения или органа ФСИН России, получивший архивные документы, расписывается за каждую единицу хранения. Заказ (требование) находится в архивохранилищах до истечения срока его хранения.

Выдача архивных документов из архивохранилищ во временное пользование в учреждения и органы ФСИН России и другие органы и учреждения, организации оформляется актом о выдаче документов во временное пользование (приложение N 16) и регистрируется в книге (журнале) выдачи документов.

Акт составляется в двух экземплярах (на общем бланке). Акт подписывается руководителем учреждения или органа ФСИН России, передающего документы, и руководителем другого учреждения, органа и организации-получателя: подписи заверяются оттиском мастичной печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. После возвращения документов в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка. Один экземпляр остается в учреждении, органе и организации-получателе, второй хранится в деле фонда в архиве.

69. Выдача описей, имеющихся в одном экземпляре и хранящихся централизованно, допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя архива на срок, как правило, не превышающий один день, и оформляется по аналогии с выдачей подлинных архивных документов.

Выдача описей оформляется заказом (требованием) на выдачу дел и регистрируется в книге (журнале) выдачи архивных документов, в которой расписывается получивший опись государственный служащий, работник архива или пользователь.