Общие требования к описанию архивных документов

149. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Описание архивных документов проводится на русском государственном языке Российской Федерации.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов учреждения или органа ФСИН России фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

150. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает наименование архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию к составу и содержанию архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

151. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового НСА.

152. Историческая справка к архивному фонду состоит из информации по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя включают даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации; данные о ведомственной принадлежности, структуре и функциях; наименования учреждения или органа ФСИН России - предшественника и правопреемника. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают:

дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности;

особенности формирования, описания и систематизации;

информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения);

состав научно-справочного аппарата к архивному фонду.

Историческая справка к архивному фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя и т.п.

153. Аннотация к составу и содержанию архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих архивных документов по их видам и содержанию, по темам, отражающим направления деятельности учреждения или органа ФСИН России - фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

154. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии:

архивных документов, доступ к которым и порядок использования ограничены законодательством Российской Федерации или учреждением или органом ФСИН России - фондообразователем;

подлинников особо ценных и уникальных документов;

документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

фонда пользования.

155. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному архивному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

156. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает:

порядковый номер единицы хранения/единицы учета;

старый инвентарный номер;

заголовок единицы хранения/единицы учета и справочные данные о ней;

указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи), аннотацией отдельных архивных документов или их групп.

157. Заголовок единицы хранения управленческой документации включает:

наименование вида архивных документов;

автора(ов) архивных документов; адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены архивные документы;

вопрос или предмет, наименование события, факта, местности, даты событий.

Заголовок единицы учета кино-, видеодокумента включает: авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете; дату производства и/или дату съемки; фамилии и инициалы режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фотодокумента включает: название и жанр фотодокумента; название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фотодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает: описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива; фамилию и инициалы автора; место и дату съемки.

В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Автор не установлен".

158. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номера архивного фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе - количество листов; для кино-, видео-, фонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков;

крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи.

159. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:

для управленческой документации - бумага, калька, пергамент и т.д.;

для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя;

для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты;

для видеодокументов - формат записи;

для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача;

для электронных документов - компакт-диск и/или другой носитель.

160. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает:

заголовок;

справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность;

вид носителя (или способ воспроизведения);

условия доступа и использования.

161. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или адресанта, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "Без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного архивного документа.

162. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.

163. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения:

о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или учреждениями или органами ФСИН России - фондообразователями;

об отнесении его к числу особо ценных документов и уникальных документов; архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии;

о наличии фонда пользования;

о языке и внешних особенностях архивного документа;

о включении информации о нем в систему НСА.

164. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки каждого их типа и вида.